数字がある情報、データで手に入れられればそのデータを利用することができます。
ただ、紙でしか手に入らないこともあります。
そんなときデータにするためにやっている方法をまとめてみました。
データがあるからできること
数字がある情報を使うなら、データで手に入れたいものです。
データだからこそできることがあるからです。
・クラウド会計と銀行口座などの情報を連携する
・サービスの利用明細などをCSVデータとしてダウンロードする
・クラウドストレージに保存する、共有する
情報がデータであれば、それをもとにExcelで計算やチェックができますし、加工や編集をすれば資料をつくることもできます。
たくさんの情報が詰め込まれていても、検索すれば欲しい情報だけをサッと見つけることもできます。
データがあれば、効率はあがりますし、やれることの幅も広がります。
仕事の効率を考えても、データなのかどうかという違いは大きいわけです。
とはいえ、全部が全部、データで受け取れるものでもなく、紙でしか受け取れないというケースもあります。
そういう紙に限って使いたい数字が載っている…なんてこともあるかもしれません。
そうなると、「Excelで使えればな…」と余計にモヤモヤしてしまうかもしません。
とりわけ、よくあるのが銀行などの金融機関が絡む情報。
ネットバンクやIT利用がすすんでいる金融機関でも、もらえる情報は紙だけというのはよく聞くわけです（セキュリティの事情などがあるのでしょうけど）。
ということで、金融機関からもらう情報のうち、経理でもよく使う返済予定表について、Excelにデータ化する方法をまとめてみました。
紙の情報からデータに変換する流れ
紙にある情報をExcelのデータに変えるには、どうしてもひと手間かけなければなりません（わたしの知る限りでは）。
方法として考えられるのは、入力するかスキャンするかのどちらかでしょう。
ただ、情報量もそれなりの返済予定表なだけに、「入力」は現実的ではありません。やるとしても最終手段の位置づけでしょう。
数式を組んでつくることもできますが、条件によって組む数式も変わります。
残るのは「スキャン」する方法となるわけですが、今回は紙の返済予定表の情報をスキャンしてExcelに変換するというものをやってみます。
Microsoft 365アプリでスキャン
紙の情報をスキャン→Excelへと変換するのにもいろいろと方法があります。
・PDFファイルをExcelに変換
・PNGなどの画像ファイルをExcelに変換
というように。
ただ、Excelに変換できたとしても、精度がイマイチということもよくあるわけです。
・Excelの「取得と変換」でデータ化→肝心な情報が取得されない
・Adobe Acrobat （旧Adobe Acrobat Pro）でExcelに変換→原型がわからないくらい崩れてしまう
そこで、OCR機能のあるMicrosoft 365のOfficeアプリを使います。
アプリを開いたら、「Scan Tools」を開き、
「画像から表へ」をタップし、
カメラに切り替わるので、紙の返済予定表を写真に撮ってから、データ化したい範囲を調節します（範囲はだいたいでも大丈夫かと）。
決まったら、「確認 ｝をタップ。
画面の半分より下に、データ化のイメージが表示されるので、よさそうなら画面左下の「開く」をタップします。
スマホ画面がExcelに切り替わり、データ化のイメージを確認できます。
多少の文字化けや表示のズレはあるものの、だいたいが識別されていれば良しとしましょう。
すべてを入力しなくて済むだけでも遥かにマシです。
さすがにスマホ画面のままでは見にくいので、PCで確認するためにもデータを保存します。
保存するには、画面右上の「…」をタップから進めて保存します。
データとして整える
保存したデータ（Excel）をパソコンで開いてみると、数字をだいたいはデータとして識別できています。
ところどころ列がズレていたり、空白行ができていたり、表示の崩れもあったりはしますがイチから入力することを考えると、まぁ許容範囲といえるレベルです。
データとして整える手間はかかりますが、イチからデータをつくることを考えれば、やってみる価値はあるかなと。
「データでいただく」が基本姿勢
今回とりあげた例のように、紙でもらった情報をデータ化することもできなくはありません。
ただ、紙をもらうと、紙が出発点。どうしても手間はかかりるので、はじめからデータを手に入れることを目指したいところ。
とはいえ、資料のやりとりは相手があってのこと。相手側の都合もあるでしょう（組織ならではのことも含めて）。
であれば、データがほしいという自分の都合をどうにか工夫していくしかありません。
データであれば、Excelでじぶんに合った資料にカスタマイズできますし、チェックもしやすくなります。
ただ、だからといって、スキャンがいいかといえば、個人的にはそうでもありません（ここまで書いておいて今さらナンなわけですが…）。
結局のところ、スキャンしたデータが正しいものかチェックすることも含めて手間は確実に増えますから。
じぶんが好んでデータにしたとしても、相手にとって望まれていなければ意味がありません。
「やっぱ紙でしょ」という相手から見みれば、データをプリントアウトする手間が増えるだけでしょうし。
データで扱いペーパーレスを目指すメリットを感じられるような働きかけは必要でしょう。
それと並行して、最優先はデータでもらうこと、いかにしてデータで手に入れるかは考えておきたいことです。
それでどうにもならないときはスキャンも最終手段。奥の手として考えておきたいです。
■編集後記
昨日は朝タスクと会計士業（9月決算）、基礎研究などでした。
■息子（9歳）
昨日はリハビリ病院と学校に。
通いでのリハビリ。6月に手術したあとの集中リハビリでしたが、昨日で通いでのリハビリはラストでした。
担当してくれた先生ともお別れになるので、寂しいのかなと思いきや、シレっとお礼を言えたようです。
夜は、2日連続の学研のブロックを使ってのAmongUS遊びを2人で。パパはずっとインポスター役です…。
■昨日の1日1新
・とあること
