紙を使わないで仕事することで手間は減らせます。
そのためにやっていることをまとめてみました。
紙は増える
世の中、紙を使う場面はやはり多いです。
クレジットカードをつくったら、紙の台紙が送られてくる、ネットバンクでパスワードロックを解除するには紙で申請しないといけない、銀行口座をつくるときは申請用紙にハンコというように。
まだまだ紙での提出を求められることは多いですし、紙を前提としたハンコが必要になることもあります。
紙が前提となると、やることは確実に増えます。
・資料の郵送でのやりとり
・押印する
・プリントアウト
・達筆で読めない文字の解読（わからなければ聞くことも）
・シュレッダーにかける
・シュレッダーの中身を廃棄
・プリンター
・トナーの交換
歴史をさかのぼれば、媒体は紙だけという前提。
紙で郵送する、紙でチェックする、紙を保管するしかなかったわけです。
ただ、いまはそうではありません。
法律で決められたものでない限り、紙を出さない手を考えたほうがいいでしょう。
手間を減らすことを考えると、はじめの一歩はやはりペーパーレス。
データでのやりとりが肝です。
紙だとできないことがある
紙だとどうしてもできないことがあります。
上述のような手間に加えて、できないことは次のようなことでしょう。
どこでも確認できない
資料が紙だと、どこでも広げてというわけにもいかないでしょう（たまにカフェなどで見かけますが）。
どこのだれに見られているかわかりませんし、リスクのことを考えると、「どこでも」とはいきません。
持ち運び、保管場所という制約もでてきます。
コロナが落ち着いて、世の中すっかり元通りの印象をもちますが、あの頃何で困ったかは忘れたくはないもの。
資料をチェックするために出社しないといけないということがあったとすれば、その対策は必要でしょう。
データであれば、クラウドに保管していれば、パソコンとネット環境があれば、場所は問題にはなりません。
圧縮できない
資料が紙だと、それなりの量にもなるでしょう。
あればあるだけ重くてかさばりもしますし、保管場所の対策も必要になります。
データであれば、容量がいくら増えてもかさばることはありませんし、圧縮して容量を小さくすることもできます。
クラウドに保管するにも、容量無制限にとはいきませんが、容量の大きいデータを圧縮しておく手があります。
こういったサービスもあるので活用してみましょう（無料ですし）。
検索できない
紙だと、欲しい情報がどこにあるのか、探すのがタイヘンです。
ページをめくって探すにも、1枚ずつ上手くめくれなかったり、チェックしたいページをすっとばしてしまって見逃すということもあるでしょう。
データであれば、ファイル名の一部さえわかれば、エクスプローラーでサッと検索し、欲しい情報にすぐたどり着くことができます。
Googleフォトも、キーワードで写真を検索することができます（Amazonフォトの方は、検索精度がそれほどでもなく)。
PDFでも、キーワード検索で見たいところのアタリをつけられます。
データであれば、コピーすることも一瞬ですし、リンクを送ることで共有することもできます。
こうしたデータならではのメリットを得るためにも、前提を紙からデータに。いかにデータでやりとりできるかを考えていきましょう。
ペーパーレスに変えるために必要なたった1つのこと
紙をなくすために必要なことは、
・紙の保管場所をつくらない
・プリンターをなくす
・データのやりとりにこだわりをもつ
といったことかと。
プリンターがあると、プリントアウトしたくなるかもしれません。
保管場所があると、いらない紙でも保管してしまうこともあるでしょう。
時間があったらあるだけ使うのとよく似ているなぁと思うのです。
「あれば使いたくなる」わけですから。
スペースがなければ、ないなりに別の方法を考えます。
プリンターがなければ、ないなりに見せ方を考えざるを得なくなります。
そうすると「データ」をつかう、保管するに行きつくわけです。
データであれば、クラウドに保管することができます。
紙で保管していても、すべての情報を日々見るわけでもないでしょうし、日々見ないものを保管しておくだけのコストは避けたいもの。
クラウドに保管したデータであれば、誤って削除してしまったとしても、バックアップから復元もできますが、紙だとそうはいきません。
折れてしわくちゃになることも、破れたり、汚れたりすることもありません。
ただ、クラウドに保管したとしても、それなりの整理は必要ですが。
紙のように手書きでチェックしたいというのであれば、iPadなどのタブレットに表示して、Apple Pencilでそれに近いことはできます。
PDFも見開き本のようにチェックできます。
どうしても郵送やFAXでないと、というのであれば、Webゆうびんという手もあります。
だとしても、メールやチャットツール（ChatWorkなど）に添付できるわけですから、「こういう方法もありますけど、どうでしょうかねぇ」とゆるりとまずは伝えてみるべきでしょう（意外とあっさりOKということもありますから）。
「そこまでする？」と思われるかもしれませんが、そこまでして変えようと、なかなか変わりません。
たとえ紙をゼロにすることができなくても、紙をなくすことを徹底してこだわる。
ペーパーレスに変えるために大事なことはこの1つです。
今の世の中、DropboxやiPadなどのタブレット、チャットツールなど、ペーパーレスにできる環境は揃っています。
データならではのメリットを得るためにも、前提を紙からデータに。いかにデータでやりとりできるかを考えていきましょう。
■編集後記
昨日は朝タスクと会計士業を中心に。夕方は買い物を。
■息子（9歳）
昨日は朝から訪問リハビリ、その後は学校に。
夜は一緒に星のカーヴィースターアライズを。
スターがなかなか取れず…。
■昨日の1日1新
・とある契約更新
