※PDF→Excel→データを整える→加工する のイメージ
試算表のような表形式のデータをPDFデータで受け取るということもたまにあります。
PDFでエクスポートされた試算表のデータをExcelに変換する流れをまとめてみました。
※今回のPDFは、紙などをスキャンしてつくったPDFではなく、会計ソフトなどからPDF形式でエクスポートされたものを対象としています。
「データで受け取る」が基本のスタンス
数字が並んでいるような表形式の資料をPDFデータで受け取ることがあります。
会計ソフトの場合の試算表もその1つです。
資料をつくったり、数字をチェックしたいといったときは、試算表を使いたい場面はあるでしょう。
Excelでエクスポートできれば、そのデータを共有してもらえれば、自由にカスタマイズもできるわけですが、中にはPDFデータで受け取らざるを得ない場合というのもあるかもしれません。
ただ、PDFデータの場合、そのままではできることも限られますし、データとして使うならExcelに変換する必要があります。
Adobe Acrobatでは、Excelに変換できる機能もあるにはあるのですが、精度がイマイチなのでわたしは使っていません。
とはいえ、PDFの情報を手で転記するようなチカラ技でExcelにするのは非効率です。
手で転記することは、あくまでも最終手段にしておきましょう。
PDFデータをExcelにする方法は、いろいろあるわけですが、ExcelのPower Query（パワークエリ）を使うことでもExcelに変換することはできます。
PDFの試算表データをExcelデータに変換【Power Query（パワークエリ）】
Excelの「Power Query（パワークエリ）」は、複数のブックやシートを統合したいという場合に使う場面があるかもしれません。
ただ、統合（マージ）する以外でも使い道はあります。
PDFのデータをExcelに変換するときにもこのPower Queryが使えます。
たとえば、このような合計残高試算表のPDFデータもExcelに変換することができます。
まずはExcelで新規ブックを開きます。
そして、このように［データの取得］→［ファイルから］→［PDFから(P)］をクリックし、
Excelに変換したいPDFファイルを選択し［インポート］を。
すると、このように表示オプションにインポートしたPDFが表示されます。
ここで「Table・・・・」にチェックを入れて、［データの変換］をクリックしましょう。
※「Table・・・・」が複数あるという場合は、「複数のアイテムの選択」にチェックを入れておきましょう。
［閉じて読み込む］とすると、
Excelに変換できます。
Excelのシートは、前述でチェックを入れた「Table・・・・」の名前で生成されているはずです。
これでPDFデータをExcelに変換できました。
ただ、このままでは「なんのことやらさっぱりわからん…」となってしまい使えないデータができただけです。
それでも、データはExcel。もはやPDFではありません。
Excelであれば、何かしらやりようはあります。
Excelのデータならやりようはある
PDFからExcelに変換できても、このままではさすがにどうにもできません。
ただ、この乱れたデータでも、何かしらの法則はあるものです。
たとえば、このようにデータを整えるためのシート（ここでは”変換シートA”）をつくって、列を整えることもExcelなら工夫できることがあります。
ここでは、シート「貼付_Page1~3」と「貼付_Page4」に、前述のシート「Table001(page 1~3)」と「Table002(page 4)」を値貼り付けて、このように用意しておき、
勘定科目は、D列からJ列にまたがっているので、これを「&」で結合しています。
「変換シートA」のB2セルは、このように入れておき、「現金」を表示するようにしています。
「=’貼付_page1~3′!D2&’貼付_page1~3′!E2&’貼付_page1~3′!F2&’貼付_page1~3′!G2&’貼付_page1~3′!H2&’貼付_page1~3′!I2&’貼付_page1~3′!J2」
「PDFデータ以外では受け取れない」という場合でもExcelに変換してしまえば、あとはExcelでやりようはあります。
参考にしていただければ。
■編集後記
昨日は朝タスク、月初仕事（自分の月次など）。ランチはお気に入りのラーメン屋さん（侘助-わびすけ）へ。店主さんおひとりでやられているお店ということもあり、たまに行っては刺激をいただいています。
■昨日の1日1新
・こしあんのノースマン（千秋庵）
・TRANSPOSE 関数
■息子（11歳）
昨日は春休み6日目。朝5時起き。早起きが続いています。デイサービスの屋外活動は、白石区にある絵本図書館へ。星のカーヴィーの本を探したようなのですが無かったようで凹んでました。代わりに迷路を解く絵本を借りたようです。
まぁ、建物もあたらしくてキレイな図書館だったようで全体では楽しめたようです。
