※空を見上げて – Canon RP（RF35mm f 2.0 1/1000 ISO 100)
1日でこなせるタスクの量にも限りがありますが、できる限り個々のスピードを上げて、先延ばしを減らし、こなせる量を増やしておきたいものです。
そのスピードを上げていくために、かかった時間を記録し分析するようにしています。
1日にできるタスクの量
日々過ごしていると、仕事でもプライベートのことでも、やることは自然に増えていきます。
それでいて、やること（＝タスク）の中には、自分でやろうと決めてつくる仕事もあるわけです。
そんな中で、「今日は、これとこれ、それにあれも…」と、1日でやろうと思っても、消化できないこともあります。
わたしはExcelでタスクを1行ずつリスト化し、毎日そのリストを更新してタスク管理していますが、1日に予定していたタスクの半分も消化できていないということもあります。
タスク1つずつに、かかる見込時間を分単位で入力して、隣のセルには、開始時刻と終了時刻を入力（Ctrl + ;セミコロン）すると、実績時間と見込時間の差分が数式で出るという形式です。
なので、消化不良となるタスクがあるということは、見込時間の精度に原因があるか、そもそもの話、1日でできる実現可能なタスクの量じゃない可能性があるわけです。
とはいえ、消化できなかったタスクは、翌日以降に繰り越して、毎週金曜日には、それ以上繰り越さないように整理しています。
現状は、1週間経って未消化となるようなタスクは、タスクそのものに問題がある可能性もあるからです（わたしのやる気に原因があることもありますが…）。
とはいえ、タスク管理のやり方には、考え方もそれぞれですから、自分に合うやり方が見つかるまで試行錯誤を続けるような多少の泥臭さは必要でしょう。
ただ、現状より上を目指すのであれば、現状の記録は大事です。
スポーツのように、仕事でも。
まずは今かかっている時間を記録することからはじめるのがおすすめです。
かかった時間を記録する
1つのタスクにかけた時間を記録します。
かけた時間はスマホのストップウォッチで測る方法でもよいのかもしれませんが、わたしはタイムタイマーを使っています。
見込時間と同じ時間を分単位でセットしておき、その時間が経ったら、そのタスクはいったん区切りをつけるようにしています。
このときに注意しているのは、「キリが悪いからもうちょっとだけやろう…」のような”思いつき”や”甘いささやき”はスルーすることです。
キリが良いところまで一気にやったほうが効率がいいという気持ちもあるものですが、そこはグッとこらえます。
以前ブログにも書いていましたが、それをやってしまうと、見込時間の精度を変えることがむずかしくなるからです。
ちなみにこのタイムタイマー。ストップウォッチのように秒単位で測りたいという状況にはむいていません。
陸上競技というわけでもないので、逆にこの多少アバウトな感じの分単位の見た目のほうが、変に力むこともなくちょうどいいかもしれません。
そして記録。
わたしはExcelで管理しているので、Excelのショートカットキー「Alt」 +「 ;（セミコロン）」で入力しています（Macなら、「command + ;（セミコロン）」。）
記録はExcelでなくてもいいとは思いますが、実績と見込時間との差を出しやすいExcelやGoogleのスプレットシートもおすすめです。
タスク管理とは整理すること。整理とは捨てていくこと
タスクを集めて、リストにして、見込時間と実績時間を記録する。
これを毎日やっていくことで、「今日1日でできるタスク量」というものが、肌感覚で多少なりともつかめてくるものです。
見込時間が10分のタスクに20分かかったとすれば、1つのタスクでは10分の差でも、それが10個ともなると100分。1習慣で700分、1ヶ月で約3000分（50時間）くらいにもなります。さすがに無視することもできないかと。
わたしは、毎朝、自作のExcelでこうした記録の結果を眺めるようにしています。
そうしながら、時間がかかっていたものは、原因はなにか（タスク1塊が大きすぎてないか、具体的なタスクになっていないか、集中できていないそのほかの理由）を考えます。
金曜日に未消できていないタスクは、翌日に繰り越さず、金曜の朝に見直しています。
消化できないタスクをそのままにしておいても、翌週金曜日にまた同じことで頭を使わないとならないとわかったからです。
そこで思い切ってタスクを消すこともあります。一度やろうと決めたタスクを消すことは多少勇気のいることですが、1習慣たっても、消化しきれていないということは、それなりの理由があるからだと割り切って考えているのです。
必要になれば、また新たなタスクにすればいい話です。
タスクを管理していくとは、整理していくこと。
整理するには、どこかでタイミングを決めなくては整理できません。
誤解を恐れずに言えば、「タスクを管理する」とは、タスクを減らすため。やることを手放していくためです。
そう考えると、自分に合うタイミングで整理し、手放す仕組みをつくっておくことも必要かと。
わたしの場合は、
・毎朝に、その日やるタスクを決める
・金曜日に、繰り越してきた未消化タスクを見直す（消すことも含めて）
・Googleカレンダーにも予定を入れておく
といったことをやっています。
Googleカレンダーに入れるとすると、やり方は、スケジュールに入れるか、タスク登録するかの2つやり方はありますが、わたしは前者です。
予定と見分けるために、時間帯は12:00〜12:00というように登録してます。こうすると見やすくなり便利です。
仕事のスピードを上げていくためには、速さも大事ですが、早さも大事。
両方向からスピードを底上げを意識していきましょう。
■編集後記
昨日は朝のタスク、税理士業のあとは息子の通院。
午後は自宅で会計士業、研究開発などでした。
■昨日の1日1新
・セコマの松前漬けおにぎり
■息子（11歳）
前日の夜から熱は下がってよく眠れた様子。
クリニックへ通院して、もう一度インフルエンザ・コロナの検査をしてもらいましたがやっぱり陰性。
クリニックの先生も「なんだろね〜、でも熱が下がったからよかったね」と。
先月は膝の炎症→発熱もあったので整形外科にもいくかもです。原因がわからないので。
そうこうしいていると修学旅行から戻ったという保健室の先生から連絡が。
聞くと、似たような症状で学校を休んでいるケースが2学期明けてすぐの頃に多かったとのこと。
それを聞いて少し安心できました。
「おみやげ買ってきたから、はやく良くなって学校にきてね」とも。
ありがたい会話ができて親も喜んでしまいました。
