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クラウド会計が世の中に広まりはじめて久しいです。
ただ、クラウド会計で経理をしているからといって任せきりにできようになっているわけでもありません。
今回は連携したあとであっても、チェックしておいたほうがいいという1つの事例をご紹介します。
クラウド会計で連携しておけば安心？
クラウド会計ソフトと従来のパソコン（ダウンロードして使うソフト）との大きな違いの1つに、データ連携ができるというのがあります。
銀行口座やクレジットカードと会計ソフトを連携できれば、便利で楽になることもあります。
ゼロから入力する手数も減らせることはたしかに便利ではあります。
ただ、連携するにも設定は必要ですし、設定したあとに、何もしないで大丈夫かといえば、そうとも言えません。
たとえば、連携したクレジットカードで補助科目をつくっているといった場合、その補助科目が好き勝手に増えていくことはあります。
補助科目が勝手につくられていたときの設定
連携しているクレジットカードで買い物をしたときの仕訳の借方は、たとえば会議費のような経費の科目になるのが通常でしょう。
そして、貸方の科目はクレジットカードで買っていれば、決済されるまではいったん未払金という科目で仕訳します。
これを仕訳の形にするとこうなります。
借方：会議費（打ち合わせ費）／ 貸方：未払金（クレジットカード）
（）かっこ書きは、補足する内容。
マネーフォワードの場合は、これを「補助科目」、freeeだと「品目」として入れることができます。
ここで今回の補助科目はマネーフォワードを使っている場合の事例。
クレジットカードをクラウド会計に連携すると、クラウド会計側では、補助科目にカード会社の名前が紐付きます。
三井住友カードや楽天カードなどの名前です。
データ連携された仕訳では、このようになります。
借方：経費の科目 ／ 貸方：未払金（例：三井住友カード）
ここまではいいのですが、ここからです。
連携元（ここではカード会社側）のデータの影響かどうかはさておき、連携するたびに補助科目が変わってしまう、新しく作られてしまうことがあります。
どういうことか。
たとえば、未払金の補助科目が「三井住友カード（NL）」だったとします。
仕訳の貸方科目はこうなります。
貸方 未払金 – 三井住友カード（NL））
ところが、別の日で連携された仕訳では、
貸方 未払金 – 三井住友カード（Vpass)
となるため、同じカードの未払金であるはずなのに、補助科目が違うせいで、それぞれ別の未払金であるかのように処理されてしまうことがまああります。
推移表を見てみると、このように。
別の未払金になっていることがわかります。
このままでもいいのかもしれませんが、カード会社への支払い日に、この未払金を消す仕訳をするときは、
借方 未払金 – 三井住友カード（NL） 70,000 ／ 貸方 預金 – A銀行 100,000円
借方 未払金 – 三井住友カード（Vpass）30,000
のようにしなければならず面倒になることも。
同じクレジットカードの支払いであれば、
借方 未払金 – 三井住友カード（NL） ／ 貸方 預金 – A銀行 100,000円
というように、仕訳は1本にしておきたいものです。
推移表で未払金の残高を見るときもわかりやすいですし。
ということで、これをスッキリさせるには、勝手に増えてしまった補助科目を修正する必要があります。
その修正をどうやるかです。
マネーフォワードの場合では、
「仕訳帳」の画面から「一括編集」を選びます。
拡大すると、ここにあるボタンです。
次に、貸方の勘定科目と、
補助科目をこのように選び、
検索をクリック、
検索でヒットした仕訳が出てくるので、修正したい仕訳にチェックを入れ、
勘定科目にチェックを入れて、変更したい補助科目を選んで、
変更後の補助科目（これで仕訳してほしかったという補助科目）を選びます。
右下のボタン「対象の～実行する」を押すと、
このように、補助科目のダブりが消えます。
と、ここまではマネーフォワードの補助科目のダブり、その一例ではありますが、こういうクラウド会計側で好き勝手設定されたものを放置しておくと、あとあとで面倒なことにもなります。
こういう連携のルールもクラウド会計に任せておけば大丈夫というものでもありませんので、自分の目でチェックすることも必要です。気づいたときに整理しておくと、経理の手間も減らせるようになります。
適度にチェックしておく
結局のところ、クラウド会計にしているからといっても、経理が楽になるとは限りません。
親族で経営しているような小さな会社であったとしても、ひとり会社であったとしても、1年間の取引の数を合計すると、数百件くらいの取引になることはあるでしょう。
それだけの量の取引を正確に記録しておくということは決してカンタンなことではありません。
クラウド会計で手数が減らせるところはたしかにありますが、別のところで手をかけるべきところはあります。
経理のようなバックオフィス系の仕事は敬遠したくなる人は多いですし、「誰でも楽に経理ができる」のようなスローガンはすばらいいことだとわたしも思います。
ただ、現実問題としては、そのスローガンが一人歩きしている光景を見ることも多いです。
繰り返しになりますが、経理はカンタンではありません。
カンタンではないからこそ、欠かせない手数というものはたしかにあります。
AIの進化で今後どうなるかはわかりませんけど…。
それでも、人の目で判断するような核となるような部分は残るでしょう。
数字をしっかり積み上げていかないと、見たいときに業績を見ることもむずかしいですし、銀行などの外部の利害関係のあるところは、結局のところ数字でモノを見ます。
それだけに、クラウド会計で便利になろうが、ならなかろうが、楽やカンタンという言葉を鵜呑みにしないことも必要かと。
人が判断することは、AIといえどもカンタンには真似できないことでしょうし、人が判断できるためにも、クラウド会計の機能はそこそこに、経理のスキルを磨いていくことを考えていきましょう。
■編集後記
昨日は朝のタスク、自分の月次など。
午後は会計士業、Excelで仕組みづくりなどを。
■昨日の1日1新
・とある仕組みづくりをExcelで
■息子（11歳）
きのうの学校はお休みに
札幌市内の除雪の状況をチェックしてみると、どうも危ないかなと…。
結果お休みすることにしました
ただ、家では自習がおわってから遊びというルールは厳守ですが…（一応）
