独立準備~挨拶状の準備は十分な余裕をもって。ネット印刷を使うと便利。

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独立開業の準備として、挨拶状は欠かせません。

住所や挨拶文といった載せる情報も決めなければなりませんし、
いざやろうとするとそれなりに時間がかかります。

挨拶状は、文字通り、これまでお世話になった方々へのお礼と独立のご挨拶、失礼のないよう、また信頼いただけるよう
余裕をもって準備することが肝要です。

目次

挨拶状で準備すること

わたしが準備したことは、以下の内容です。
業者はあいさつ状ONLINEで。

STEP
文章を決める

まずは挨拶文です。
マナーなどに疎いわたしは、かなりググって調べました。
ネットプリント印刷サイトを見てみると必ずといっていいほど文例がありました。
自分に当てはまる、若しくは近い文例(例えば士業の独立開業の文例など)を参考に
わたし用の文章を作りました。
文章作りは手間と考えば手間ですが、せっかく挨拶状を送るのですから、自分の気持ちがきちんと伝わるような
文章にしました(こういったビジネスマナーの文章を書く経験にもなりますし)。

自分で文章を作る際の注意点は、
・長くなりすぎないこと
・「謹啓→謹白」、「拝啓→敬具」の組み合わせを間違わない
・伝えたいことを自分なりの言葉で短く書く
といったところです。

STEP
文章以外の情報を決める

文章以外の情報として載せる項目としては、
・屋号(事務所名)
・所在地
・電話番号、メールアドレス
・事務所サイトのURL(別途、ブログ等のサイトがあればそのURLも)
・開業予定日
・業務内容
・地図(アクセス)
といったことろです。

わたしの場合、
・屋号(事務所名)
 「〇〇〇公認会計士事務所」
 ※税理士登録準備中のため、税理士という名称は使えず、
  公認会計士が開業する場合、事務所名は
 「氏名+公認会計士事務所」か「公認会計士+氏名+事務所」としなければなりません。

・所在地
 自宅の住所

・電話番号、メールアドレス
 事業用に取得した固定電話番号
 ※プライベートの携帯にするか迷いに迷いましたが、まずは分けようと考えました。
  スマホ2台持ちとも考えましたが、固定費を抑えたいので、アプリから取得した固定電話番号にしました
 (これについては、後日記事にしようかと)。
 メールアドレスは、レンタルサーバーの独自ドメインのメールアドレスです(gmailは論外で却下です)。

・開業予定日
 監査法人退職日の翌日(月初できりがいいので)

そのほかの事業用サイト等は準備が間に合わず、挨拶状に必ずしも乗せないと失礼にあたるわけではないので、
載せませんでした。
 

STEP
挨拶状のタイプを決める

ハガキ、単カード、2つ折りカード、3つ折りカードなど種類があります。
3つ折りカードが、目上の方へ失礼がないタイプのようでしたが、
2つ折りタイプにしました。
コストは、
ハガキ<単カード<2つ折りカード<3つ折りカード といった具合です。
ハガキタイプは簡素すぎと感じ、没。
単カードは記載する情報量にもよりますが、わたしの場合、カツカツになる予感がしたので、
消去法で2つ折りカードを選択しました。
(3つ折りカードは、地図を載せないのでここまで大きくなくてよいかなと思い、没)

STEP
フォントを決め、用紙決め

挨拶状の場合は、楷書体や、明朝体が一般的なようでした。
わたしは明朝体が好みではなく、楷書体にしました。
ネット印刷サイトによって、選べるフォントも様々です。

用紙は大札紙を選びました。
和紙のような質感・模様で高級感があり、迷わずこれにしました。

STEP
送付先リストの作成

ネット印刷業者のサイトに、無料の宛名印刷用テンプレートがあります。
これをダウンロードして、送付したい相手先の情報を入力、保存し、
そのデータをサイトへアップロードする流れです。

お世話になった方々の住所や現在の役職名などは早めに準備しておくことをお勧めします。

STEP
その他

あとは、封筒への切手貼り、挨拶状を封筒へ封入、ポスト投函までネット印刷業者に注文するかしないか
を選び、注文する流れです。
わたしは、節約のため、
・切手なし(→料金別納と印字してもらう)
・封入なし(→自分でやる)
・投函なし(→自分で郵便局に行ってお願いする)
ことにしました。自分でこれらをやったとしても
枚数にもよりますが手間にはならないかと。
むしろ、仕上がり具合の確認、チェックと自分でやると”独立への自覚がより強く”なりましたので、
時間が許す限り自分でやるのもありだと思います。

挨拶状の準備で気を付けたいこと

自宅に対応可能なプリンタが無い場合は、ネットで注文できる印刷業者にお願いするのがおすすめですが、
注意したいことも。
それは
・納品スケジュールを確認する
 遅くとも開業日の2週間前には届くようにするのが失礼がないようです
 業者によって、土日は完全に作業がストップするので、要注意です。
・校正OKの連絡を忘れない
 注文後、こんな仕上がりになりますよというPDFがメールで送られてきました。
 これへの返信を忘れると、注文者のOKサインが無いということで、作業がストップするようです。
・送付先は漏れなく、氏名や役職名に誤りがないか確かめる
 これは当たり前のことなのですが、やはり、忘れないようにしなければなりません。
 「校正」はあくまで”体裁を整える”という建付けのため、住所間違えを直すなど内容の修正は含まれません
 (別途料金がかかります)

仕上がりも満足。

納期どおりに納品された挨拶状の仕上がりは、満足いくものでした。
時間通りに自宅に届きましたし(運送業者はクロネコ)。
大札紙もイメージどおり、立派でとても良かったです。
あいさつ状に負けないように日々研鑽です。

■編集後記
 先日壊れた革靴を修理に(2,700円。。。)
 ブログを書く場所をいろいろと変えて試しています。
 今のところいい感じです(喫茶店は、背面を除かれない席が空いている時だけ使うようにしています)。
 いろいろと試すことは気持ち的にもリフレッシュでき効率があがるのかもしれません
 お気に入りの場所をいろいろと見つけていきたいと思っています。

■育児日記
 今日も朝早めの時間に登校しました。
 ここ最近、学校が楽しいようで、以前のように「学校ヤダ~いかない~」が無くなって良かったです。

■今日の甘い物
 アイスカフェオレ

■1日一新
 料金別納郵便

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