紙を使わないペーパーレスで仕事をすることで手間暇は減らせます。
そのペーパーレスを身につけるためにはあえて「紙を使う」ことに対して考えてみるのがおすすめです。
紙は仕事を増やす出発点
紙を使う仕事は世の中まだまだ多いです。
・とある会の退会を申請すると、窓口に行って紙の申請書に手書きしなければならない。
・とある会からのイベントを欠席するには、出欠表に手書き（そのうえFAXまたは郵送）しなければならない。
・ネットバンクの振込限度額を変更するには窓口に行って変更届に手書きして出さなないとならない
などなど。
こういった紙ベースの仕事は、紙というベースを崩さないためかのような他の仕事もくっついてしまいます。
・押印する
・間違ったら訂正印
・朱肉、インク、トナーの交換
・達筆などで読めない字があったら「これは何と・・・？」と質問する
・切手を買う
・切手を貼る
・宛名に御中と書く
・シュレッダー
・個人情報をマスキングして見えないようにする
昭和（あるいはもっと昔）の時代から続いてるこうした紙の仕事は、法律で決められていない限りは使わなくてもいいはずです。
限られた時間を何に使うかは時間管理のうえでも大事ですが、「やらないことを決める」のも大事です。
そのはじめの一歩として、紙を使わないペーパーレスをやってみるのがおすすめです。
手間暇は確実に減るはずです。
紙を使わず仕事するために意識する3つのこと
紙を使っての仕事とは、極端に言えば「紙を使ってでも仕事ができてしまう」とも言えるでしょう。
紙を使う仕事というのが、昔から続いてきてますから。紙文化ともいいますし。
よほどのことがない限り、文化を変えようとまでは思えませんから。
ただわたしのケースでは、
・そもそも紙を保管できるだけのスペースがない
・デスクが散らかる（紙の上にホコリが溜まって掃除しにくい）
・いろいろな仕事が増える
というのがあったわけです（ホコリはややアレルギーも）。
まず、スペース（広さ）という物理的な問題がありました。
引っ越す予定もないので、別の方法を考えざるを得ません。
昭和やそれよりもっと昔であれば物置を設置するとか、それこそ物理的に解決するしかありませんが、幸いにもこの時代はデータが扱えます。
データであれば、クラウドに保管しておけますし、物置に取りに行く必要もないわけです。
仮に火事で燃えてしまっても、クラウド上に保管さえしておけば紙のように燃え尽きてしまうことはありません。
よく「紙のほうが目にしやすい」とも言われますが、データはパソコンやiPadなどのタブレットさえあればさっと見ることができます。全部が全部、毎日見るものばかりではないですし、そうであれば物理的なスペースを使うまでもないともいえるかと。
そしてホコリも。
スペースが限られているので、デスクの上などに紙を置くほかないという時もありました。
ただ、デスクのうえを拭き掃除するときに舞うホコリがわたし的には問題でした。
紙をちょっと動かすとホコリが舞って（鼻水とくしゃみが止まらず）。
データだとまずホコリをかぶることはないので安心です。
いろいろな仕事が増えるのは、冒頭に書いたとおりなのですが、
いちばんの要因は「じぶんが意図して増えた仕事ではない」というのが大きいです。
・紙だから〇〇をする
という部分が納得できなかったのがやはり大きいです。
同じように、紙だからやりにくい仕事というのもあります。
紙が苦手とする欠点をITで逆手にとる
紙だとどうしてもやりにくいという仕事も多いです。
紙が苦手とする欠点はIT（データ）で逆手にとると考えてみると、とことんデータ（紙を使わない）にこだわることができます。
どこでも確認できる
ノートパソコンやIPadなどのタブレットさえ持ち運んでいれば、見たいときにどこでも確認することができます。
紙でも不可能ではありませんが、その量にもよるでしょう。
ただデータだからといって無限にというわけでもありません。
容量制限というのがありますから。
圧縮する、PDFであればこういったサービスを使えます（https://www.adobe.com/jp/acrobat/hub/how-to/how-to-compress-pdfs-pc）。
オンラインであれば無料でできます。
わたしは有料のAcrobat Proを使ってますが、圧縮に限らず、いろいろと応用がききますし、ペーパーレスをはじめるなら使ってみて損はないはずです（セキュリティ面も安心できるかと）。
検索できる
紙だと何かの文字列や数字などを検索するには圧倒的に不向きでしょう。
それなりの量であればなおさらです（検索しようとも思いませんが）。
逆にデータであれば検索は得意なところ。
MicrosoftのOffice（Excel、Word、パワポなど）は「Cntl」＋「F」キーを。
Excelのオートフィルタは「Ctrl」＋「Shift」＋「L」キーで検索できます。
集計しやすい
たとえば経理で使う仕訳データの金額や在庫データの個数を集計することがあります。
こういったデータが紙だったりすると、集計するには手間暇がかかってしまいます。
電卓をたたくか、Excelに入力していくか。
もしやるとすれば、Excelでしょうね（途中で間違ってたとしても気付けますからね）。
ただデータであれば、集計したい範囲をドラッグすれば合計など出ますし、数式や関数、ピポットテーブルで自由に集計できます。
こういった加工はデータでしかできないことなので、お客様には「データがあればデータでお願いできれば」とお伝えするようにしています。
紙を使わず仕事するには、じぶん自身はもちろんですが、お客様など相手側に理解してもらうことも大事です。
ペーパーレスというと、つい「じぶん」が主役と考えがちです。
ただ、相手方があって成り立つ部分も大きいです。
理解してもらえるなら、巻き込んで一緒にやっていく。
そうなれば、手間暇をほかに振り向け時間をつくれるのではないかなと。
■編集後記
今日は朝タスクのあと車の除雪（一晩でけっこうな雪が積もってたので）。
午前は自宅で会計士業、午後はITツールを試しつつインプット、夕方は家族で近所のショッピングモールへ。
そのまま夕食を食べました（妻も息子も大好きな餃子の王将へ）。
■息子（8歳9ヶ月）
金曜日になると、いつも決まって「はぁー今週も疲れたなー」、「あした休みだね。何やる（遊ぶ）？」と聞いてきます。
「ダラダラしよ」と言うだけで喜んでくれますが、最近は星のカーヴィーのゲームを一緒にプレイしないと納得しません。
カーヴィのゲームは大人でも楽しめるので助かってます。
■1日1新
・ChatGPT
