Excelの資料をじぶんで作る、または受取ってみたものの、数式が合っていないこともあるものです。
そのチェックもやり方はいろいろですが、その工夫と自分に合う方法はみつけておいて損はありません。
Excel資料の数字チェック
Excelで資料をもらったり、じぶんで作ることがあります。
Excelだと、じぶんのイメージを形にしやすいですし、ニーズに合うようなカスタマイズもしやすいです。
計算や集計した数字を表やグラフで表現できます。
表であれ、グラフであれ、元が「数字」である以上、正確かどうかのチェックは必要です。
いくらイメージを形にできて、お客様のお役にたてる表現ができたとしても、「数字」が違えば元も子もありませんし。
チェックしてくれる人が他にいればダブルチェックもできますが、ひとり仕事の場合だと、そもそもダブルにはなり得ません。
じぶんで作って自分でチェックするセルフチェックするしかありません。
データのボリュームが多くなればなるほど、どこかでミスもあったりしますが、その壁を乗り越えられれば、次回、同じような場面に出くわしたとしても応用できます。
間違っても、プリントアウトして電卓でチェックということは避けたいところ。
「電卓バシバシ打って」だと、応用もききません。
打ち間違えていたら最初からやり直しですし。
電卓を長年使ってきたわたしですが、今ではもう使わなくなりました。
Excelの数字はExcelでチェック
Excelの数字であれば、そのExcelを活かしたチェックをしていきましょう。
よく使うものをあげてみました。
合計のチェック
合計をチェックするには、集計したいセルの範囲を選択します（↓）。
いちばん上のセルにカーソルを置いて［Alt］＋［Shift］＋［↓］（下矢印）で一瞬で範囲選択できます。
すると、選択した範囲の合計が画面右下に表示されるはずです。
これとは別にピポットテーブルを使っても集計することもできます。
ピポットテーブルは、画面上の［挿入］→［ピポットテーブル］を選びます（ショーっとカットは［Alt］＋［N］＋［V］＋［T］）。
ピポットテーブルだと、集計したい項目を自由に変えらます。しかも、サッ素早くと正確に。
得意先別や商品別、月別などでも集計できるので、どんどん使っていきましょう。
数式が入っている特定のセルをチェック
もし合計が合わなければ、合計の数式が入ったセルにカーソルを合わせて［F2］を押してみましょう。
このように、合計する範囲指定にミスがあるかもしれません。
赤枠の＝SUM(J2:J14)が、算式です（J2セルからJ14セルまでを合計）。
ちなみに、ショートカットキーは［Alt］＋［Shift］＋［＝］。
ショートカットキーはExcelを素早く操作できるので使いながら覚えていきましょう。
すべての数式をチェック
先ほどの［F2］キーは、カーソルを合わせている特定のセルでしか数式をチェックできません。
セル一個ずつをチェックするのはさすがにやりたくはありません。
そんなときは、［Ctrl］＋［Shift］＋［@］で開いているExcelシートの数式を一発で表示できます。
もう一度［Ctrl］＋［Shift］＋［@］を押すと元に戻ります。
たとえばこの表では、合計は確かにJ2セルからJ16セルを合計しています。
品名ごとに、H列の単価×I列の数量で金額を計算していることもチェックできます。
トレースでチェック
先ほどの［Ctrl］＋［Shift］＋［@］でも、金額の計算式はわかるわけですが、トレースでチェックすることもできます。
カーソルを合わせて、画面上の［数式］→［参照元のトレース］を押すと、このような青い矢印が表示されます。
ショートカットキーは［Alt］→［M］→［P］。
点と点の先にはにJ2セル（金額100,000円）があり、これを参照していることがわかります。
さらに、単価H2セルにカーソルを合わせて［参照元のトレース］を押すと、
このように点線が表示され、別シートを参照して転記されていることがわかります。
矢印を消すときは［トレース矢印の削除］でもいいですし、［Alt］→［M］→［A］→［A］
コード表やリストなど、別シートをまたいで数式が組まれているときは、このトレースが便利です。
Excelは自由度が高いだけに、ミスも起こりえるものです。
だからこそ、そのチェックも欠かすことはできません。
ほかにも、いろいろとできることはありますが、
じぶんに合うチェック方法を見つけておくのがおすすめです。
■編集後記
今日は朝タスク、会計士業（決算監査）、夕方からは息子の病院へ。
北海道でも湿度が90%近くと蒸し暑く、車で移動しがちです。
ちょっと運動不足気味に。気を付けなければ・・・
■息子（9歳）
入院13日目（外泊含めて17日目）。
昨日の手術後の痛みもそれほど目だたず、食欲旺盛。
術後、食べすぎて戻しちゃう子もいるらしいので、おやつは控えめです。
Youtubeなどのネット動画が見れない環境で、予め大量にダウンロードしておいた動画で楽しんでます。
■1日1新
・ジョジョ・ストーンオーシャンのウエハウス（エピソードカード付）
