※iPhoneのNotionでチェックリスト – by Canon RP（RF35mm f 2.8 1/80 ISO 640)
仕事でもプライベートでもチェックリストを使っています。
そのチェックリストを使っていくときに育てていく感覚を忘れないようにしています。
チェックリストを使う理由
チェックリストは仕事とプライベートで使い続けています。
精度とスピードのバランスを保つためです。
ミスをしないように精度を気にすればスピードがおろそかにもなってしまいますし、スピードを意識しすぎて急いでしまうと、今度は間違いやすくもなってしまいます（わたしはとくに…）。
ここで「じゃあ、急がなくても済むくらいの余裕はもった上で、間違わないようにすればいい」とも思うわけですが、ゆっくりやったとしても、やっぱりミスはなくならないでしょう。ミスするのが人間とも言いますから。
つまり、スピードとミスがないこととの間には因果関係があるようでそうとも言えないといっていいでしょう。
となると、何か工夫をしておかないとミスがなくなることはありません。
もちろん、スピードも速くてミスもなかったこともなくはないでしょうが、また次にやるときも同じようにできるかというと、その保証はありません。
「偶然できた」、「たまたま上手くいった」のように、理由がはっきりしないことは、結果が安定しないことにもつながりますし、できるだけ減らしておきたいものです。
となると、精度とスピードのバランスを安定させやすいチェックリストを使っていくのがおすすめです。
チェックリストを使うときのマイルール
今現在使っているチェックリストは、NotionとExcelで作ったものを使っています。
Excelはパソコンを開いているときにしか使えませんが、Notionならスマホとパソコンの両方で使うことができて便利です。Excelのチェックリストもパソコンでやる仕事や勉強に関するものなので、問題なく使えています。
で、このチェックリスト。
リストを育てていくような感覚で使っています。
そのためにルールにしていることもあります。
自分でつくる
まず、チェックリストは自分で作ったものを使っています。
ネット上にあるもの、他からもらったチェックリストがあっても、そのままでは使いません。
気になるポイント、ミスしやすいポイントには個人差もありますし、チェックしやすいかどうかというのも人それぞれありますから。
いざ使おうとチェックリストを見てみても、内容が複雑すぎていたり、色使いやフォントなどが気になってチェックしにくいということもあります。
チェックリストは、精度とスピードのバランスをとるために使いたいものですし、自分が使うわけですから、自分でつくることがおすすめです。
わたしの場合は、独立前にも、自分で自分用のチェックリストはつくっていました（共通化されたチェックリストも使える環境でしたが、これが絶妙にわかりにくく…）。
自分で作ることで体系的な理解にもつながるものですし、勉強になるのも自分でつくるメリットです。
手書きでは作らない
チェックリストは、何度も繰り返して使っていくものですし、あとで修正や追加がしやすいことを考えると、スマホやパソコンで作るのがおすすめです。
いつも持ち歩くスマホなら、見たいときにサッと開けるのもメリットです。Excelでつくると、編集もしやすいですし、コピペすれば繰り返し使うこともできます。
わたしの場合、過去に手帳を使っていた時期もあったのですが、Excelで作ったチェックリストを印刷して、穴を開けて、手帳に閉じて、ということをやっていたのですが、手帳を使うのをやめてからはNotionとExcelで管理しています。
つくったら毎回使う
自分でチェックリストを作ったら、それを毎回使うというルールにするのもおすすめです。
今回はチェックリストを使う、次回は使わない、とやってしまうと、慣れたころに事故を起こしやすいからです。
車の運転でも、「慣れてきたときが一番あぶない」と言われていますが、運転以外のミスでも同じです。。
分けてつくる
チェックリストを作るときは、場合分けのように分けて作るようにするのがおすすめです。
たとえば、一部事務組合などの財務書類をつくるときに、比例連結割合が変わる年度とそうでない通常の年度ではチェックすべきポイントも変わってきます。
会計ソフトをチェックするときでも、マネーフォワードとfreeeではチェックのポイントも変わってくるので、場合分け、条件別に分けておくようにしています。
息子(10)の付き添いでも、学校に行く日と、デイサービスがある日では持ち物も違ってきますし、通院と入院でも変わってきます。
見直す・改善する
自分で作ったチェックリストは、使いながら見直して、改善していくものです。
チェックリストに書いてあるのにミスしてしまうなら、表現を変えてみたり、順番を入れ替えてみたりといったことです。
今までミスしなかった項目でミスがあれば、そのときにチェックリストに項目を追加しておきます。
鉄が熱いうちにミスに向き合わうことにもなるので、すぐに追加するのがおすすめです。
ミスしなくなった項目は、チェックリストからは消さないようにしています。偶然ミスしなかっただけで、次回もミスしないとは限らないからです。
チェックリストを使いつつ、見直して、改善を繰り返します。
結果として、過去から直近までのミスの履歴をチェックリストとして育てていく、そんなイメージをもっておくこともおすすめです。
仕事もプライベートもチェックリストでチェックする
チェックリストというと、「仕事の」とか「案件別で」というイメージが強いものかもしれません。
でも、プライベートでも「精度」と「スピード」のバランスをとっておきたいことはあります。
たとえば、
・旅行
・車のタイヤ交換
・病院
・息子の付き添い
といったことです。
以前、東京にいたときは息子を連れて北海道に戻るときのチェックリストをつくったこともありました。
戻ってからは定期的に通院するときのチェックリストをつくっています。通院は毎回付き添って、そのときの見聞きした状況をチェックリストに反映し、改善を続けています。
複数の病院に通院があるので、通院先別につくっています。
Notionというスマホでもできるアプリで作っています。
順番を入れ替える操作も視覚的にできて便利です。
このようにどんなリストをつくりたいのかをメニューから選べ、わたしの場合は「To Doリスト」というメニューを使っています。
チェックリストは使っていくと、必ずといっていいほど、どこかで改善点が出てきます。
こうした方が効率的かもという改善点が見つかれば、順番を入れ替えてみたりして、育てていくようなイメージで、改善し続けるものかなと考えています。
人間ですから、記憶や感覚に頼るといっても限界はありますし、わたしの場合はとくに忘れやすいので…。
人生、仕事以外にもやることはあるわけですし、どうせやることなら、仕事もプライベートもミスは減らしていきたいというのは共通することです。
そのためにも、チェックリストは、
・自分でつくる
・手書きではつくらない
・つくったら毎回使う
・場合分けでつくる
・見直して改善する
というように、自分で育てていくことを守っています。
・やる機会（回数）がそれなりにある
・ミスしたくないこと
・細かいことで忘れやすいこと
といったようなことは、チェックリストをつくってみるのはおすすめです。
■編集後記
昨日は朝のタスクと習慣のあとはオフ。息子のリクエストで「ゴーストバスターズ アフターライフ」を観ようとしましたが、今契約しているHulu、Prime Videoでは吹替版の配信がなく…。結局、レンタルしました。
■息子（10歳）
昨日はばあばとパパと3人で。レンタルしてきた「ゴーストバスターズ アフターライフ」の映画を楽しめました。4年前の作品のようでしたが、続編で80年代の作品の出演者も出ていて楽しめました。
■昨日の1日1新
・平成仮面ライダーの主題歌サントラ（息子と）
・ゴーストバスターズ アフターライフをレンタルで
