※触れるのは月1回 – by iPhone15
経理で面倒に感じることの1つに、会計ソフトへの入力があります。
とくにレシートを使った経費の入力は、溜めてしまうと余計に面倒に感じるものです。
わたしが今やっているレシート入力の方法についてまとめてみました。
レシート入力は最小限にしている
わたし自身の経理でレシートを使う場面は、買ったもので経費になるものがあるときです。
自作のExcelに、レシートを見ながら手で入力しています。
といっても、すべてのレシートではありません。
クレジットカード払いやデビットカード払い以外の支払い方法で買い物をしたときです。
クレジットカードや預金口座は、API連携でデータが取れますから、入力しない代わりに、そのデータを会計ソフトの入力にも使えるようにしています。
そのための仕組みは必要ですが、 わたしの場合は、それをExcelでつくっています。
Amazonは連携していても会計入力には使わない
Amazonなどで買い物をするときは、Amazonの購買データを会計ソフトに連携することもできますが、わたしはやっていません。
会計ソフトには、Amazonに登録しているクレジットカードを連携しているからです。
そのため、別途Amazonを連携させなくても経理ができます。
Amazonを連携しておくことで、品名などの情報が自動で入るメリットはあります。
ただ、その代わりに仕訳が1つ増えることになります。
たとえばAmazonで本を買った場合、本来は
借方：新聞図書費
貸方：未払金（クレジットカード会社）
の1件で済みます。
しかしAmazon連携を使うと
借方：新聞図書費 貸方：Amazon
借方：Amazon 貸方：未払金（クレジットカード会社）
と、仕訳が2件になります。
わたしはAmazonでそれなりに買い物をしますし、仕訳の数は少ないに越したことはないと考えています。
そのため、Amazonは連携していても会計入力には使っていません。
このあたりは、昨日のブログでも触れたことにも通じています。
入力順は気にしなくていい
入力するレシートは前日に買い物をしてもらった分です。
毎朝の早朝でやっているので、入力する順番を気にすることはありません。
すべて前日の日付のレシートですから、どれから入力していってもいいのです。
とはいえ、溜めてしまったとしても、入力順は気にする必要はありません。
Excelに入力したあとは、ピボットテーブルや関数で月別に集計するだけですから、入力するレシートの日付順は前後していても問題ありません。
数字だけでは見えにくいことも、ピボットテーブルやグラフにしてみると気づけることもあります。
会計ソフトにインポートするデータの日付順も同じです。
わたしは月初に前月の1ヶ月分をインポートして月次決算をしているので、月が前後することはないのですが、日付は前後しまくっています。
会計ソフトにインポートしてしまったあとは、 Excelと同じく、日付データとして処理されるだけです。
もちろん、入力の区切りとして日付を目安にすることはありますが、日付の順番に意味はありません。
そのデータを何に活かすのかのほうがよほど大事です。
レシートの入力は、溜めてしまいやすいだけに、経理自体を面倒に感じてしまうところです。
ただ、入力の仕組みをシンプルにしておけば、負担を減らしておくことはできます。
経理は、単に記録するだけの”作業”ではなく、あとで数字として活かすためのものです。
レシートを入力するときには、そのデータの一部をつくっているんだというイメージを持っておくと多少なりとも楽しめるはずです。
■編集後記
昨日は朝の家事と朝のタスク
などの習慣を
午後はオフ
家族で買い物＆ドライブに
息子の卒業＆入学の服の買い物も
夜はFFⅫ TZAを
ゾディアーク戦（通算15戦目…）
やっと勝利できました（トランゴタワーも入手）
■昨日の1日1新
・よつ葉の高たんぱくミルク（低脂肪）
・イオン苗穂の平禄寿司
・息子の卒業式衣装を買う
■息子（11歳）
卒業式用の衣装を買いにイオンへ
偶然にもお友達とそのパパに会いました
2年ぶり？くらいです
お友達は中学生、
環境も変わって久しいはずですが、
こちらを見つけてくれて声をかけてくれました
こういう光景を見るのは親としてもうれしいですね
