今からでも遅くない。「RPA」で自動化を考える前にやっておきたいこと

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RPAツールを使えば、パソコンを使った繰り返しの仕事が自動化できる可能性があります。
※「RPAって?」については、↓記事で取り上げてみました。

ただ、忘れてはいけないのが、その「パソコンを使った繰り返しの仕事」そのもの。
実際どういった仕事をパソコンでしているのか、洗い出し「仕事の棚卸し」をやっておきたいところです。

目次

パソコンでの仕事の棚卸し。おすすめの見える化する方法

パソコンを使った仕事で何が自動化できるか、何ができないかを検討するうえで、仕事の棚卸しが必要です。
RPAで自動化しようと思っても、実際にどの仕事が自動化できるのか、できないのかを知っていないと、
そもそものスタートラインにたてません(当然といえば当然ですが)。

またここで気をつけたいのが、見える化しておくというもの。
細かな業務の流れを聴きとるだけでは、あとから2度手間、3度手間になってしまうこともあります。
例えば、この仕事は自動化できるとなった場合、仮に仕事の流れを見える化していないと
・RPAを社内でつくるとしても、スムーズにいかない
・外注でつくるとしても、 スムーズにいかない
といったことになる可能性が高いでしょう。

そのため、仕事の棚卸しと並行して、業務の流れ(業務フロー)を図解し作っておくことがおすすめです。
フローチャートともいわれますが、絵や記号で仕事の流れをわかりやすくできます。
ざっくりだとこんなイメージ。

フローチャート で見える化するときに気を付けたいこと

仕事の流れ(業務フロー)を見える化できるフローチャートですが、ここで気を付けたいことがあります。
例えば、
・資料をつくる部署名
・パソコンで作る元資料の名前(インプット資料の名前)
・パソコンで作成するデータや印刷する資料の名前(アウトプット資料の名前)
・矢印や図を使う
といったものです。

こういった工夫があるのとないのとでは、わかりやすさが違ってきます。
ひと手間加えることで、一目で仕事の流れがわかるというメリットもあったりします。

逆に情報を入れすぎないというのもあります。
フローチャートは図や矢印で仕事の流れがひと目でわかるというのが持ち味です。
そのため、あまり細かな情報を入れすぎないのも工夫のひとつです。
細かな情報、例えば「〇さんが、△△という資料をもとにパソコンの□□に入力する」など
どうしても文、文章にしないと具体的な仕事の流れがわかりにくいといったものです。
こういうものは、図や矢印(フローチャート)とは分け、具体的に言語化しておくとよいでしょう。

「RPA」で自動化の前にやっておきたいこと

「RPA」は今後ますますあたり前になっていく自動化ツールです。
ただ「あたり前」にするためにも「仕事の棚卸し」は欠かせませんし。

公認会計士業では会社がつくるフローチャートなど(3点セット)をチェックして、実際の仕事の流れと齟齬があればすぐ伝えて見直していただくといった仕事もあります。
このときよくあったのが、Excelから会計システムのように、〇→△へと媒体が変わるところ(「トリガー」などと呼んだりしていました)での間違いや処理漏れです。
見つけたときは、同じミスが起きないような仕組みを提案し、業務の流れに組み込んでいただいたこともあったりしました。
こういった経験からも、RPAに向けてせっかく棚卸しをするのであれば、
フローチャートなどで見える化しておくメリットはあるはずです。

■編集後記
ワクチン1回目接種の翌日でしたが、発熱などは特になく。
(接種した腕が打撲のように痛いくらいでした)
今日は調べものにのめり込んでしまい、ずるずると。。
やらないことリストに書いているのにまたやってしまいました(反省です・・・)。

■息子(7歳6か月)
朝から学校、帰宅してすぐリハビリと忙しい日。
さすがに疲れて夜はすぐに寝てしまいました。
ひきはじめだったかぜも落ち着いてきました(妻が本格的な風邪で高熱・・・)。

■1日1新
・PAD(リスト機能)


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