プライベートで紙を受け取るという場面はそれなりにあるものです。
その整理整頓もデータでやるようにしています。
紙でもらう場面
ペーパーレス。今ではすっかり聞きなれた言葉にもなっています。
事実、会計や税務の仕事では、紙を使う場面はほぼありません。
一部、税務署から郵便で届く、紙以外NGというケースもなくはないわけですが、基本はデータです。
ただ、プライベートを含めると紙を受け取る場面はなくなっていません。
・息子の学校関係
・役所関係
・病院関係
といったところです。
学校関係は毎週の時間割、学級通信といったもの。
LINEグループでも共有してもらえているのですが、保護者ごとの事情や背景も考慮してとなると、一律にプリントをやめるというのはむずかしいのかもしれません。
役所関係はなおのことそうなのかもしれません。すべての住民がスマホやタブレットに対応できるわけでもないですし。もちろん、パソコン、タブレットに慣れているご年配の方もいらっしゃいますが。
病院にはそれなりにお世話になることもあるのですが、患者として受け取る予約票や処方箋などは普通に紙のままです。
ペーパーストックレスの壁がある以上、完全に紙がゼロになるというのは、こちらだけではやりようがない部分というのはあるでしょう。
紙からデータに変えておく
紙がなくならないとなると、それを受け取った側からすると紙を整理整頓する必要がでてきます。
たとえば買い物をしたときのレシート。
ネット上で決済するような買い物が仕事に関係するものであれば、データで保存しておく必要があります。
ただ、レシートを紙で受取ったという場合も、保管は必要です（原則、7年間）。
一定の要件を満たせばスキャンしたデータを保管してもいいことになってはいますが、要件をクリアするのも敷居が高めです。
仕事に関係するものであれば、法律という強制力もあるので、まだどうにか対応しようという気にもなるのでしょうが、前述のようなプライベートの関係となると…。
「うっかり捨ててしまった」
「な、無い…」
「どこにしまったっけ？」
のようなことにもなりがちです。
忘れた頃に提出しなければならない書類というのも中にはありますし、
毎年、同じような回答を紙に手書きしないといけない書類（だいたいは役所関係）もあります
ペーパーレスや国が決めた法律は別にして。
ひと手間はかかるわけですが、トラブルの芽を未然に潰すためにあえてデータにしておくということはやっています。
整理整頓はデータでやる
学校や役所、病院関係。
プライベートなことで受け取る紙はサッとスマホでスキャンして、クラウド上に保存しています。
わたしが使っているのは、Adobe ScanというIPhone版のアプリです。無料でも使えます（android版もあります）。
スマホのカメラで撮影した写真を瞬時にPDFデータに変換し、
Dropboxなどのクラウドに保存できますし、LINEやAir Dropでサッと共有することもできます。
紙も、それなりの量になると気が沈んでしまいがちなわけですが、データにすることで気の持ちようも変わります。
なにより、うっかり紛失するリスクを減らせるだけでも違います。
それに、データであれば自分の好きなように名前をつけることができます。あとで必要になったときはその名前で検索することもできます。
紙を整理するとなると、めんどうな気持ちが2倍3倍にもなります（わたしは）。
保管場所も必要です。
データであれば場所のことは考えなくてもいいわけで、それだけで整理整頓の敷居も低くできます。
あとになって「失くした…」ならないように工夫しておくことは、仕事もプライベートも共通することですし、穏やかな気持ちで過ごせるじぶんなりの工夫はやっておきたいものです。
■編集後記
昨日はオフ。朝の習慣や調べもの、研究など。夕方は息子とドライブと買い物へ。
■息子（10歳）
夕方にダイイチ（スーパー）へ買い物へ行くとお菓子コーナーを入念にチェック。お目当てのカーヴィのグミはなかったのですが、作るシェイクは売っているので今回もそれを購入（わたしは特製おはぎをつい購入…）。
■昨日の1日1新
・息子と2人でダイイチで買い物
・とある調べもの
