クラウド会計のメリットに、取引データを連携できるというのがあります。
とはいえ、連携した結果、実際は1つの取引なのに、クラウド会計では取引が2つできてしまうということもあります。
その対策について、お伝えします。
クラウド会計のデータ連携
クラウド会計で経理するとデータ連携が使えます。
・銀行
・クレジットカード
・電子マネー
・amazon
などなど。
データ連携できる対象も広がっていて、もしかすると今までできなかったけど、連携できるようになっていたということもあるかもしれません。
データとして会計ソフトに取り込むことで、イチから仕訳を入力する必要はなくなります。
となれば、連携をできるだけ使っていくのが経理の手間を減らす方法の1つとなります。
とはいえ、そこに気づきにくい落とし穴も。
データ連携していると、実際は1つの取引なのに、複数の取引データができてしまうことがあるのです。
連携できる会計ソフトならではの問題ともいえます。
ただ、しくみを工夫しておくことで、対策はできます。
なぜ取引データは複数できるの？
実際は1つの取引、でもクラウド会計に連携されたデータは2つ。なぜこうなるのか。
それは、複数のサービスを連携しているからです。
たとえば、amazonで本を買ったケースで考えてみましょう。
amazonで購入したとき、amazonの購買データがあります。
それと同時にamazonで決済するクレジットカードの決済データがあります。
それぞれのデータを連携すれば、
amazonでは、
新聞図書費 1,000 ／ ？？？ 1,000
クレジットカードでは、
？？？ 1,000 ／ 未払金（クレジットカード） 1,000
となり、行き先はわかりませんが、取引データが2つできることに間違いはありません。
amazonもクレジットカードも連携すれば、「amazonで本を買った」という1つの取引なのに2つの取引データができることになります。
その結果、
・amazonのデータをもとに 新聞図書費 1,000 ／ 未払金（amazon） 1,000
・クレジットカードのデータをもとに 新聞図書費 1,000 ／ 未払金（クレジットカード） 1,000
とすると、2重の仕訳になってしまいます。
もちろん、合計2,000円の本を買っているわけでもなく間違いです。
それに、未払金（amazon）と未払金（クレジットカード）もそれぞれで負債を抱えてしまっている状態で、これも違っています。
なんとかして、取引データを1つにしたいわけです。
だからといって、どちらか1つを「仕訳対象外」にするということは避けたいわけです。
amazonのデータをもとにした仕訳の方は、なにを買ったかの内容がわかるわけで、これは活かしたいですし。
クレジットカードのデータをもとにした仕訳の方は、「仕訳対象外」としてしまうと未払金（クレジットカード）の残高がおかしくなってしまいますから（プライベート用のカードではないという前提で）。
そこで、おすすめしたいの工夫は、「仕訳対象外」とするのではなく、どっちのデータも活かすというやり方です。
「どっちのデータも活かす」という対策
では、どうやって両方のデータを活かすか。
そもそもの前提はこうでした。
amazonのデータでは、
・「新聞図書費 1,000 ／ ？？？ 1,000」という購買データがあり、
クレジットカードのデータでは、
・「？？？ 1,000 ／ 未払金（クレジットカード）」という支払データがある
というお話でした。
で、それぞれの「？？？」の科目を、もう一方の仕訳と同じ「新聞図書費」や「未払金（amazon）」という科目にしてしまうから、取引データが2つになってしまうということでした。
そこで、それぞれの「？？？」のところには、なんでもいいので同じ名前の科目を使います。
両方のデータをつなぐ架け橋となる科目です。
科目は、名前が同じであればなんでもいいです。「複合」でも「未払金（amazon）」などでも。
その結果、
・amazonのデータをもとに 新聞図書費 1,000 ／ amazon 1,000
・クレジットカードのデータをもとに amazon 1,000 ／ 未払金（クレジットカード） 1,000
とそれぞれ仕訳すれば、両方の仕訳にある「amazon」は、右と左の同額1,000が相殺されて残高ゼロ。
結果的に、
・新聞図書費 1,000 ／ 未払金（クレジットカード） 1,000
という仕訳が残ります。
左側の「新聞図書費」では、amazonのデータを活かすことで、なにを買ったのかの内容を残すことができます。
右側の「未払金（クレジットカード）」では、クレジットカードのデータをそのまま活かせます。
こういう仕訳は、クラウド会計ならではのものですね。
ちなみに、話のつづきとして、カードの支払日には、その銀行口座が連携されていれば、
・未払金（クレジットカード） 1,000 ／ A銀行 1,000
となり、支払った分だけ未払金の残高を減らせます。
同じように、銀行間の資金移動などでも、1つの取引で2つの取引データができるケースがありますが、考え方は同じです。「架け橋」となる科目を使うことで、「仕訳対象外」を使わず、両方のデータを活かせます。
ということで、クラウド会計の連携。効果的につかって効率化していきましょう。
■編集後記
昨日は朝のタスク、会計士業、夜は息子と遊びを。
■息子（9歳）
昨日は振替休日で学校はお休み。おうちでゲームをしたり、動画を見たりして過ごしました。
■昨日の1日1新
・たらこのおにぎり（セコマ）
