※駐車場にて – by Canon RP（RF35mm f 4.0 1/800 ISO 100)
連絡をやりとりする手段も複数ありますが、メールをするときのスピード感はやはり大事にしています。
メールでわたしが大事にしているポイントについて書いてみました。
電話かメールかチャットか
電話、メール、チャット。
連絡をとりあう手段も、今やいろんなツールがあります。
「電話の方が早い」
「メールの方が便利」
「チャットの方が楽」
など、意見も分かれるところでしょう。
わたしは、次のような理由でメール押しです。
・相手の邪魔をしない（電話：×、メール：〇、チャット：△）
→電話の着信は相手の邪魔になる可能性があります。
チャットも回数が増えれば邪魔になる可能性もあるかと
・相手に直接届けることができる（電話：△、メール：〇、チャット：〇
→電話は相手の状況に関わらず着信されるため、取次ぎやかけ直しが必要になる可能性があります
・記録に残すことができる（電話：×、メール：〇、チャット：△）
→電話は記憶にすら残らない可能性はありますし、チャットは履歴が残らないケースもあります
もちろん、電話で話した方がいいこともありますし、状況によって使い分けていますが、メールとチャットの割合の方が圧倒的に高めです。
電話のみという方は今ではかなり減っています。
「メールはタスクである」と心に決める
メール（チャットも）にも時間は使います。
メールを書くといっても、内容によってはそれなりの時間がかかることもありますし、安易に返すべきではないメールというのもあります（もちろん、直接会って話した方がいいというケースもあり得ることです）。
というように、メールも「やるべき仕事」なわけですから、「タスク」であることに変わりありません。
メールも他の仕事と同じように、自分のタスク管理に組み込んでおくべきものです。
というような理由で、
・スキマ時間でメールを書いておく
・片手間に返信しておく
・思いつきでメールを下書きしておく
という誘惑はグッとこらえて、仕事（タスク）の1つとしてやるようにしています。
メールのスピードをあげるために大事にしている3つのポイント
メールがタスクである以上、そのスピードは上げておきたいところです。
たとえば次の3つようなことは工夫するようにしています。
受信メールを切り分ける
Gmailの設定で、メールを、タスクとそれ以外に分けるようにしています。
受信トレイに残るのは、返信する必要があるメールです。何かしらの対応が必要な情報は、Excelのタスク管理表に記録し、アーカイブしています。Gmailだと、アーカイブ（＝格納）した過去のメールも、検索すれば再びチェックすることができ便利です。
返信しなければならないメール、あとで何かしらの対応が必要な情報を受信トレイに残し、それ以外は受信トレイには残らないようにすることで、タスクが明確になりますし、やり残しを防ぐことにもつながります。
設定については、次のような記事も参考にしてみていただければ。
こういった設定は、その都度、見直すようにしています。やらないと、迷惑メールフォルダに直行しないけど、自分にとっては迷惑なメールというのもすぐ溜まっていきますので…。
スニペット・ツールとショートカットキー
メールもタスクであるからには、書くスピードも大事です。
毎朝続けているタイピングはこのスピードのためにもなっています。
ただ、タイピングにも限界はあるので、スニペット・ツール（PhraseExpress）を使っています（い、今までの登録がリセットされて消えてしまっていたので、これからまた登録し直します…（泣）。
たとえば、「!m」と入力して、Enterキーを押すと、
定型的な文面が一瞬で表示されるようにしています。
Gmailのショートカットキーも便利です。
・宛先（Cc）を入れる → Ctrl + Shift + C
・箇条書き → Ctrl + Shift + 8
・送信する → Ctrl + Enter
ちなみに、宛先をBccに入れるなら「 Ctrl + Shift + B」。番号付きの箇条書きにするなら「Ctrl + Shift + 7」など。
ただ、Gmailの設定で「キーボードショートカット ON」を選んでおく必要があります。
ちなみに、生成AI（CHatGPTなど）にメールの文案を書いてもらうということはあえてやっていません。書き方や表現の言い回しなどもお堅い感じになりやすいですし、手直しするんだったら、はじめから自分で書いた方が書きやすいという理由です。
スキマ時間を使わない
メールもタスクと捉えておくと、スキマ時間（移動中など）にメールをすることも少なくなります。
「はい」や「いいえ」のように短い返信で済むようなメールはチャチャっとやった方が早いこともあるわけですが、それでも、パソコンで返信するスピードには及びません。
それに、スキマ時間には読書（Kindleなど）や音声でインプットに充てる時間と決めています。
車を運転して、信号待ちのスキにというのも危ないのでやりません。
メール（チャットも）は、仕事の内容、外出中に返信しようとしても中途半端になることもありますし、返信した後になってから「あ、あのことに触れるの忘れてた…」となることもあり得ることです（わたしだけかもしれませんが…）。
メールやチャット。どのタイミングでチェックをするかも、自分なりにルールを決めておくことも、メール（チャット）というタスクのスピードを考える上でも大事なことかと。
メールの数が多すぎる、チャットの往復も多くなると、タスクの数も増えてしまい、タスク管理も崩壊しやすくなりますから、返信の書き方を工夫する、ツールの使い分けというところも含めて工夫しておきたいところです。
■編集後記
昨日は朝のタスクのあとは、確定申告の電話相談。割当制になったので自分から手をあげたわけではなかったのですが、勉強になりました（いろんな意味で）。ランチは地元で有名な布袋へ。ザンギ定食B（唐揚げとマーボー豆腐がセット）は絶品でした。その後はカフェでブログや読書などを。帰り道、雪がまた降ってきました。
■息子（10歳）
昨日は訪問リハビリのあとに学校でした。パパ不在のため、ママが付き添いを。今までお願いしていた訪問リハビリ。今月で他の業者へお願いすることになり、その理学療法士の方も引き継ぎを兼ねて見学に来てくれました。やさしく息子も気に入ったようでひと安心です。
■昨日の1日1新
・確定申告電話相談センター（国税局）
・宮の森珈琲店の深煎りコロンビア
・中国料理 布袋のザンギB定食
