伝える力

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わたしがやっている監査やコンサルティングの仕事では、お客様(会社)に指摘事項を伝える場面があります。
伝え方は、書いて、話すという至ってシンプルな方法です。
書き方は、Wordやメール、お客様が作成したExcelにコメント機能で書くなどです。

書くときは、どれもなるべく正確に伝えようとして、ついつい細かく書いてしまいがちです。
指摘の根拠となる会計基準や条文も書いていたこともあります。

ただ、お客様(会社)にとってはどうでしょうか。
自分自身の整理をするなら細かく書くことでもいいのかもしれませんが。

目次

自己満足になっていないか

以前、こういう経験がありました。
監査最終日の監査講評会の出来事です。

講評会は、以下のような流れで進められるケースが多いです(あくまで一般的な流れですが)
・会計士が指摘事項の文書を作成
  ↓
・経理部へメールで提出
  ↓
・経理部で内容を確認、印刷、出席者に配布
  ↓
・会計士が説明
  ↓
・質疑応答

その講評会では経理部門のほかに、監査役や経理部門以外の役職者も出席していました(誰が出席するかはケースバイケースですが)。

わたしはわかりやすく説明したい一心で、その文書をゆっくりと丁寧に話しました。
質疑応答の場面でも特に手を挙げる人はいなく、講評会は終了しました。

その直後、とある部門(経理ではない)の方が、遠慮気味で質問にやってきました。

「講評会の場では聞きにくかったのですが、だいたいでいいので、簡単に教えてください。わかっている人が多そうだったから、質疑応答では手を上げにくかったので」と。

会計にある程度の知識、経験がある人にとっては、伝わる内容も、そうでない人にはそもそもが伝わっていませんでした。
わたしは、要点だけを簡単に、普段話すような言葉で一言二言と話しました。

すると、その方は「理解できました。ありがとうございます」と満足そうに出ていかれました。

細かい内容は、ある程度知ってる人か、書いた張本人(自分)しかわからない、むしろ自分がわかりやすいように書いている自己満足ということに気づきました。

まとめ. 気を付けていること

受け手(お客様)が伝えたい話題に詳しいのか、詳しくないのかによって、伝え方は変えなければなりません(ファイナルファンタジーⅦに詳しくない人にマテリアの組み合わせを説明しても理解してもらえません)。

受け手に合わせた書き方、伝え方はすごく難しいですが、日々意識して工夫していきたいところです。

あと、語尾も。

「思います」「考えます」「思われます」「おそらく」「ちょっと」「だいたい」。
こういったあいまいなことばは、受け手にはっきりしない印象を与えます(モヤモヤするはずです)。
つい口から出てしまわないように何かしら工夫が必要なものです。

【家事日記】
 リビングの床をクイックルワイパー、ベッドメイクと換気

【育児日記】
 今日は装具の調整が終わってから、学校へ。
 先週金曜日に隣のクラスでノロウィルスが出たようで気がかりでしたが、週末も今日も何事も 
 なく元気に登校。
 夜はドライブヘッド・ハイパーレスキューで戦いごっこ。

【甘いもの】
 バームクーヘン(法事のお供え物を)

【1日一新】
 夜の散歩(寝かしつけた後、近所のコンビニまで)

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