ペーパーレスであるがゆえに増えるデータ。データ整理のコツ

整然と並ぶケーキたち
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ペーパーレスが進み紙の資料の数が減る。
願ったり叶ったりではありますが、得てして「データ」の数は増えていきます。

せっかくペーパーレスにできたなら、データの保管方法でも効率化したいところです。
これには
・フォルダをつくらない
・検索しやすいファイル名
がおすすめです。

目次

「紙資料の保管」と「データの保存」

ペーパーレスに取り組む企業は増えつつありますね。
個人事業主もしかり。

これまでは紙の請求書だったものがデータに変わり、
紙を扱うケースは減りました(わたしのまわりではまだまだ紙が多いですが)。

紙の資料が減り、データでやりとりすることが増えたことで
・プリントアウト
・郵送
・スペース
といったところで効率化につながります。

しかし、ここに思わぬ落とし穴も。

それは、
・データをどう保管するか
というもの。

今まで紙だったものが形は変われどデータに変わっているわけので、
当然といえば当然ですよね。

紙だった頃は、書庫など物理的に目に見える場所に保管していたわけですが、
データの場合は直接目に見えにくい場所に保管することに。

レンタルサーバーの中だったり、クラウドサーバーの中だったり。
場合によってはパソコンの本体ということもあるわけです。

ここで紙の扱いに慣れきってしまっていると、
フォルダという落とし穴に陥りやすいのです。

データ保存で「フォルダ」を作る落とし穴

フォルダの落とし穴とはどういうことか。

たとえば、紙の資料。
ファイルに綴じて保管していることが一般的でしょう。

そこにはインデックスでラベルシールを貼る なんてことも多いはず。
ラベルには、どこにどんな資料があるか見つけやすい というメリットもあったり。

ただ、こうした紙の扱いに慣れ親しんでいればいるほど、
データも同じように保管したくなるケースは珍しくありません。

「インデックス」や「ラベル」という慣れ親しんだ方法をデータの保管でも再現しようとしてしまうんです。

これが落とし穴

つまり、
「インデックス」や「ラベル」の代わりに「フォルダ」を使ってしまうということ。

フォルダに作成し、名前を付けて、その中に関連するデータを保存していく。

こうしてしまうと、フォルダを開かなければどのデータが保存されているかわかりません。
フォルダが1つならまだしも、それが無数にあると。。

フォルダの中にフォルダ、さらにその中にもフォルダ
というように、フォルダを階層化することもおすすめはできません。

階層化すればするほど、検索性が劣ってしまうのです。
少なくともフォルダの数だけクリックしなければ、目的のデータにたどり着けないですし。

これには、ファイル名を検索するという方法もありますが、
どこにどんなデータがあるのかが非常にわかりにくくなってしまいます。
一覧性を考えた場合でも、フォルダはおすすめできません。

そして、もうひとつ理由があります。
それは、
・俗人化してしまうこと

こうした方法は得てして「人による」もの。
ルールを明確にしておかないと、それこそブラックボックス化してしまうリスクもあり得ます。

繰り返しになりますが、
データはただでさえ直接目にふれにくいサーバーという空間の中に保管するもの。
であれば、極力目に入りやすいように保存しておくほうが効率的です。

そのためには、
紙の資料のようにフォルダで分けるのではなく、あくまで「データ」として
見つけやすいように保存することがおすすめです。

・フォルダをつくらない
・検索しやすいファイル名


これだけで、日々増えていくデータでも整理しやすくなり、効率化につながるはずです。

データ保管はシンプルでいい

紙に代わり、その数が増えつつあるデータ。

そのデータの保存ひとつで作業効率は変わってくるはず。

ペーパーレスにできたなら、データの保管方法でも効率化したいところです。

・フォルダは使わない(なるべく作らない)
・ファイル名を工夫する(検索しやすくする)

■編集後記
今日は朝タスクのあとは外勤。帰りに誕生日ケーキを受け取りに丸井のべんべやへ。
時期が関係しているのか、べんべやは比較的混雑してました。

■息子(8歳)
8歳の誕生日。プレゼントは仮面ライダージオウのジカンギレードという武器のおもちゃ。
1月からずーっと欲しがっていたので、Amazonで購入しておきました。
昨夜はそのラッピング。経験がないのでいささか苦戦しましたが、なんとか。
喜んでたので苦労した甲斐がありました。

■1日1新
・べんべやのホールケーキ

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