経理を効率化するためには、データをインポートすることが欠かせません。
ただ、データを重複してインポートしてしまう可能性もゼロではありません。
それに気づくための対処法についてのお話です。
経理を効率化できるインポート
クラウド会計ソフトを使って経理する場合、銀行口座やクレジットカードの取引データを連携できます。
連携できれば、手での入力をなくすことができ効率化につながります。
ただ、なんでもかんでも連携できるとは限りません。
連携できない取引もあります。
・連携サービスの対象となっていない取引
・データがとれない取引（主に現金での取引）
・そもそも連携とは関係しない取引（減価償却費）
といったものです。
このような取引を経理するには、
・クラウド会計ソフトに手入力する
・Excelを加工してクラウド会計ソフトにインポートする
どちらかで処理する必要があります。
おすすめは後者（インポートする）です。Excelの自由度もあり効率的だからです。
前者（手入力）だと、同じような取引をまとめて処理することもできません。
1つの取引ごとに画面を開いての入力です。
ExcelのようにCtrl + C→Ctrl + Vでコピペもできませんし、関数やマクロを使って仕訳をつくることもできません。
入力するならインポートが断然早くて効率的です。
とはいえ、インポートするのはやはり人の手。
うっかりミスしてしまうこともあります。
とくに同じ取引を重複してインポートしてしまうリスクはあります。
インポートにより重複するリスク
クラウド会計ソフトにインポートするとき、インポートのミスをチェックする機能はあります（一応）。
インポートするデータの項目名が違う、並び順が違ければ、エラーチェックしてくれます。
ただ、裏を返せばデータがインポートできる中身であれば、インポートしてくれます。
つまりここにリスクが潜んでいるわけです。
たとえば、前に1度インポート済みのデータを、うっかりもう1度インポートしてしまうと同じ取引が会計ソフトに反映されてしまうということです。
とくにインポートするケースとなると、1つ2つの取引量ということはないはずです。それなりの取引の量だからこそ前述のような効率化のためにインポートしているはずです。
そうなると、重複ミスでのダメージは大きくなります。
経費が重複していれば、利益は減少しますし、売上だけが重複していても利益がやたらと増えたように見えてしまいますし、規模感も実態とかけ離れた数字になってしまいます。
これではせっかく経理を効率よくこなせていたとしても意味のないものになってしまいます。
もしその数字をもとに判断するとすれば、見誤る可能性もあります。
こうしたインポートの重複によるリスクを回避するためにも、それに気づけるようにしておくべきでしょう。
インポートの重複に気づくためのリスク対策
インポートがきっかけで数字が重複してしまっていないか。
それに気づくには、つぶさに数字をチェックすることです。
クラウド会計ソフトの画面で仕訳を1行ずつ目で追っていては気付きにくいですし、何より時間がかかりすぎてしまいます。
推移表を使いましょう。
売上や特定の経費などが異常に増減していれば、それで気づけるはずです。
数字を見てもパッとわからないということであれば、Excelでグラフにしてみることがおすすめです。グラフは視覚的にわかりやすいです。
それと貸借対照表（BS）も残高のチェックはやっておきましょう。
また、クラウド会計ソフトの重複チェック機能を使うという手もありますが、これはあくまで気休め程度くらいに考えておいたほうがいいでしょう。
マネーフォワード（MF）だと、メニューから［仕訳帳］を選び、［重複チェック］をクリックすると、このように重複している仕訳を検索することはできます。
freeeだと、メニューの［取引］→［取引の一覧・登録］を選び、［その他の機能］から［重複チェック］で同じような検索もできます（ただ、検索対象外も多く…）。
そして、こうしたチェックで重複に気づいた場合、重複する仕訳を削除していくわけですが、削除するときも1つ1つ削除していては効率よくありません。
削除するときも、日付や科目などの条件を指定して一括してやりましょう。
経理を効率よくこなしていくためには、入力しないで済むインポートは確かに鍵ですが、溜めないことはそれ以上に大切です。チェックも例外なくやっておきましょう。
■編集後記
昨日は朝のタスクと習慣のあとは、午前中は会計士業を。午後からは買い物に行き、その足で息子の学校へ迎えに行きました。帰ってからは息子の宿題を。夕食は鳥そぼろごはんとサラダをつくって息子と食べました（妻は帰省中なので）。
■息子（10歳）
5年生になって6時間受業の日が増えましたが、慣れてきたようです。昨日も6時間目まで。終わるのは15時頃です。
迎えにいくと、担任の先生と楽しそうにお話して待っていてくれました。息子の様子などのお話も聞きながら雑談をまじえて教えてもらえました。
■1日1新
・無印良品のジーンズ
