タスク管理の精度を高める｜メモ・仕分け・見積り

※さっぽろそうせい川（秋の紅葉） – by Canon RP（RF35mm f 2.2 1/1100 ISO 100)

独立してすぐにはじめたのが、タスク管理です。
今も毎朝続けています。

今やっている流れと大事にしているポイントをまとめてみます。

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タスク管理をやっている意味

やることを目に見えるようにして、時間を上手く使っていきたいという思いでタスク管理をはじめました。

1日は24時間と、限りがあります。だからこそ、タスクの対象は、仕事に限らず広く考えています。

プライベートなことでも、時間を上手く使っておきたいことや、繰り返しやっていることも、管理の対象にしています。

タスク管理をやっているからこそ、夜は残業しないというルールも守っています（今のところは）。

やるべきことをきちんとやるために、タスク管理はもちろん大事です。

ただ、やりたいことや家族との時間もきちんと確保したいなら、タスク管理は欠かせない仕事です。

そんなわたしが今やっているタスク管理の流れをまとめてみました。

メモが起点。動詞を含むキーワードで記録する

流れの最初は、メモをとることです。

メモは、iPhoneの「Fast Notion」というアプリでとっています。

メモをとるときは、あとで役に立つかどうかは考えず、思いついたことは、条件反射でメモするようにしています。

メモ術は、むずかしいものです。

それなりのトレーニングは必要だと実感していて、今でもメモに関する本を読みながら研究を続けています。

メモ界の上級者になると、キーワード1つでも、その意味を瞬時に思い出せるそうです。

以前、まねをして、「タイヤ」とだけ書いたメモを見返したことがありました。

ただ、いったい何を意味しているのか、さっぱり思い出せませんでした。

妻から「車検はいつにしたの？」と聞かれて、ようやく「車の車検をタイヤ交換とセットで予約する」と、思い出せたくらいです。

メモは、あとで見たときに、最低限、自分がわかればいいものです。
なので、メモをとるなら「車検 予約する」のように、動詞まで含めて記録することがポイントです。

そのメモは、翌朝いちばんに整理しています。

Fast Notionで記録したメモは、Notionアプリの「Inbox」（メモを一時的にためておく場所）にたまるので、それを仕分けています。

タスクに仕分けて、具体化して、見積もる

メモに動詞が入っていると、「タスク」と「それ以外」の仕分けが楽になります。

動詞を含むキーワードは、基本的に「やること」だからです。

タスクに該当するメモは、Excelのタスク管理シートに行を挿入して、タスク名をつけて加えます。
タスク以外のメモは、ほかの保管場所に移します。

たとえば、その日やった新しいことは、「1日1新」という別のシートに集めています。ブログやメルマガ（ただいま読者を募集中です）のネタも、メモの中にあります。

そのネタたちは、Notionのネタ帳に集めて、プロパティ（分類のための項目。ブログ、メルマガ、HPコラムなど）をつけて、分類しています。プロパティはフィルターをかけて分類別にチェックすることもできて便利です。

メモの整理を毎日やるのは、メモが散乱していない状態を1日1回つくるためです。

こうして、タスクは毎朝、Excelのタスク管理シートに追加して、あとは粛々と実行します。

昨日は、5時6分からはじめて、子どもの通院で外出する9時までに、17個のタスクを実行できました。

見積りは197分、実績は187分。まずまずの精度かな、というところです。

精度を上げるには、タスクそのものの精度を上げることは意識しているいます。

タスクが具体的に決まれば、細かく分けやすくなり、それが見積りの精度にもつながります。

タスクを明確にして、時間を見積もることは、タスク管理の生命線だと考えています。なので、わたしにとっては、タスクを整理することも、毎朝のタスクのひとつです。

見積時間は、絵に描いた餅にならないように、直近の実績時間などを参考にしています。

そのうえで、実績時間が見積時間を下回るように、効率化を研究します。ExcelやGASで自動化したり、AIにお願いしていいことを考えたり。こうした研究の時間を確保するためにも、タスク管理は必須です。

はじめからうまくいくことは、そうそうありません。
だからこそ、毎日コツコツ続けていけば、少しずつ、うまくなれるものです。

めげずに、続けていきましょう。

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■編集後記
昨日は息子の病院をほぼ終日
メール返信、ブログや読書などは待ち時間に
夕食はトリトンへ行列ができる前になんとか行けました

■昨日の1日1新
・とある手続き

■息子（12歳）
学校はお休みして病院の定期通院でした
お医者さんとのやりとりも、「はい、そうです」などと受け答えをしてました
ちょっと大人っぽくなってきたなぁと（親バカかもしれませんが…）
（きのうの給食：お休み）

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