※カフェにて – by iPhone
決算や税金関連の手続きのように、期限が決まっている仕事は、逆に「まだ早い」と後回しにしやすい仕事でもあります。
あらかじめ期限がわかっていることでいい面もありますが、それと同時に「あとでやろう」を管理するための仕掛けを考えておくことが大切です。
「あとでやる」をやるのはいつ？
決算や税金関係は、期限が決められている仕事が多いです。
フリーランスなどの個人だと、3月15日までに青色決算と確定申告が必要ですし、消費税の課税事業者であれば3月31日までに消費税を払わなければなりません。
法人だと、決算日から2か月以内に決算から納税までを終えなければならないのが原則です。
さらに上場会社ともなると、45日以内や3カ月以内という期限があるものもあります。
それ以外の地方税でも、法定調書や償却資産の申告も1月末までという期限付きの仕事です。
期限が決まっていれば、それに向けて着々とできることもあるかもしれませんが、それなりに情報が集まらないとできない仕事もあります。
このあたりの線引きは、実にむずかしいところでもあるのですが、「まだ早い→「あとでやろう」が続くと、大きなミスの火種にもなりがちです。
そうならないための仕掛けは自分でつくっておきたいところです。
近すぎず遠すぎず
ひとり仕事では、経理や総務もすべて担当しますから、「あとでやろう」ということで保留するタスクも溜まりやすいです。
この状況で考えられる最大のリスクは「失念」することです。 うっかり失念してしまうかもしれませんし、忘れていなくても順序や日付を勘違いする可能性は高くなります。
いろんな事情から、今すぐにはできないということもあります。
わたしも先日、息子の訪問看護の日程を知ってGoogleカレンダーに入れていたのに、看護師さんが訪問にいらっしゃってからそれに気づくという失態をやらかしてしまいました。
知っていて、わかっていたつもりだっただけに、ダメージも大きく…。
そんなこともあり、「まだ早い→あとでやる」タスクは、二重三重にプロテクトを張るつもりで、複数のカゴに入れています。
・Googleカレンダー
・タスク管理シート（Excel）
・365日Dailyスケジュールシート（Excel）
3つのツールに入れています。
oogleカレンダーは、「月」表示にして、その1カ月間の予定を見てチェックしています。
タスク管理シート（Excel）には、仮の日付でタスクとして入れておくようにしています。
過去に別のExcelをつくって、リストにしていたこともあったのですが、毎日触れないとその存在自体を忘れてしまいます。その反省もあり、今は毎日開くExcelのシートで見落とさないようにしています。
それと、365日Dailyスケジュールシート（Excel）にも入れています。
このように縦に日付、横は仕事の種類や息子の予定など、マトリックス表のようなものです。
「あとでやる」タスクの期限を決めるときは、忘れない距離感も大事です。
「あとでやる」と「いつやるか」の距離感
「あとでやる」タスクは、期限がさし迫っていないだけに、「あとでやる」の”あと”が、いつなのかがはっきりしません。
わたしのような「何かと気にしがち」なタイプだと、その間は何かとモヤモヤを抱えがちです。
だからこそ、そのタスクとはほどよい距離感をとっておくことも大事です。
「まだ早い→あとでやる」タスクは、
・見すぎない
・見なさすぎない
・かといって忘れはしない
そんな距離感をとっておくことが大事です。
わたしは毎朝の習慣の1つに「タスクの整理」があります。
「まだ早い→あとでやる」タスクはその中で必ず確認するようにしているので 自然と毎朝1回は目を通せています。
そのくらいの距離感がバランスをとりやすいです。
「まだ早い→あとでやる」タスクは、近づきすぎるとモヤモヤが増し、離れすぎると失念のリスクが高まります。
複数のツールで仕掛けをつくりつつ、毎朝少しだけ確認する。
そのくらいのほどよい距離感が、ひとり仕事の「ミスを防ぐ守り」として機能するひとつの方法だと考えています。
■編集後記
昨日は朝タスクと家事のあとは
息子の学校説明会と体験入学で岩見沢へ
夕方近くまでいました
合間にブログやメール返信など
夜はFC26の選手育成モードを
■昨日の1日1新
・とある学校の説明会体験授業
・FC26の選手育成モード
■息子（12歳）
昨日は高校の学校説明会と授業体験で岩見沢へ
高校進学は3年後のこととは、いろいろとあるので
通常より早く準備するようです
授業体験では普通科（国語）と工業科で製作活動を
制作はアルミ合金をつかってキーホルダーをつくりました
息子も「たのしい！」と
前向きな体験でしめくくれてよかったです
