Gmailに添付されたデータが受信されない対策。DropBoxのファイルリクエストという選択肢

大通公園のホワイトイルミネーション
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しごともプライベートもGmailを愛用しています。
ただ、先日はじめてGmailで添付ファイルが受信されないということがありました。

トラブルが起きたときこそ、これまでのやり方をアップデートしたいものです。

目次

Gmailで送信してもらった添付ファイルが受信できない

使い勝手がすばらしいGmail。

わたしの場合、じぶんのドメインメールをGmailに転送しているので、Gmailのみでメールは管理しています。
※ドメインとは、例えば「~@xxxx.com」というメールアドレスであれば「xxxx.com」のことです。

Gmailについてはこちらの記事でも以前とり上げました。

それなりに使い込んでいるGmailですが、
先日、Gmailに送信していただいたメールが受信できないということがありました。

エラーは突然やってきますね(毎度のことながら)。

具体的には、
(お客様)データ添付したメールをわたしのGmailアドレスへ送信
 ↓
(わたし)GmailでGmailチームからのメールを受信

このメール、ふつうに読めなくはないですが、直訳がすぎてなんとも・・・。

ただ、メールとネットで調べてみた限りでは
・Gmail(Google)からのメールで間違いなさそう(送信元は信頼できそう)
・添付ファイルがGmailのセキュリティでひっかかってしまった(サーバーに残ってる)
・必要があればもともとのメール送信者(お客様)に伝えてね

といったところかと(わたしの解釈ですが)。

それはさておき、
お客様に送っていただいたデータが届かない という事実はこのメールを眺めていても一向に解決しません。

ただ、ここで「あっ!」と思い出したことが。
というのも、ドメインメール取得したときにOutLookにも設定していたのです。

そこで早速、OutLookを開いてみることに。

しばらくソフトを開いていなかったので、溜まっていたメールの受信にそれなりの時間がかかりました。。

が、お目当てのメールは受信されており、事なきを得ました。

今回はたまたま思い出したことでなんとかなりましたが、
こういったトラブル。
ひとりしごとで独立してからは何度もあります。
なにもGmailに限ったおはなしではありませんし。

むしろ、トラブルに見舞われてこそ次の一手を考えるきっかけにしているつもりです(プラス思考で)。

データをやりとりするならDropBox

データのやりとりといえば、ひと昔前はメールに添付する方法がほとんどだったでしょう。

わたしも独立する前の監査法人時代でも、この方法が主流でしたし(かれこれ10年以上前ですが)。
さすがにいまではクラウドが主流になっているようですが。

そしてわたしも独立当初からクラウドを使い続けてはいます。
はじめはMicrosoft365のサブスクリクションについてくるOneDrive(1TB)、
いまはDropBox(Plusプラン)に乗り換えました。

DropBoxではとくに
・DropBoxのアカウントをもっていないお客様へデータを送るときの「リンク」
・クラウド上にだけデータを置いておける「スマートシンク」
はほんとうに便利です。
セキュリティ面も安心できます。

・データにパスワードを設定する
・データをメールに添付する
・パスワードをお知らせする
といったことに頭を使わずにすみます。

ただ、今回のトラブルを踏まえ、
お客様からデータを送っていただく場合のひと工夫はしておきたいところです。

DropBoxファイルリクエストで共有できる場をつくる

DropBoxでもお客様とDropBox上でデータを共有できる場をつくることができます。
それが「ファイルリクエスト」というもの。

DropBoxトップページにある[ファイル リクエスト]から

[新しいリクエスト]をクリックし、

データを共有する場所となるフォルダを作成します。

「タイトル」はフォルダの名前。
お客様にも伝わりやすいようなわかりやすい名前にしておきましょう。
共有しておきたい期限があれば日時もここで設定できます。
契約期間などがあれば範囲で設定しておくといいでしょうね(わたしは忘れるのでこうしてます)。
そして[作成]をクリック。

↓このように表示されればあとは共有したいお客様のメールアドレスを入力して、
・[共有]をクリック
・[リンク]をコピー(別途メールに貼り付けてお知らせする)
すれば完了です。

ちなみに、
この[共有]をクリックする方法は注意が必要です。

クリックと同時に相手(お客様)へDropBoxから自動配信メールが送信されてしまいますので。
いきなり驚かせないように、前もってご案内などは済ませておくべきでしょうね。

また、ファイルリクエスト自体にも注意点があります。

それは、
プランによってデータ容量の上限が違うというもの。

無料のBasic、有料のPlus、Familyプランは2GBまで。
有料のProfessional、Standard、Advanced、Enterpriseプランだと50GBまで。

けっこうな幅があります。

それでも、リクエストを使い分けるなどすれば十分な容量かと。

さらに、
ファイルリクエストで作成した共有フォルダで使うデータ容量だけ、じぶんのDropBoxの容量も消費するというもの。

DropBoxの空き容量以上のデータを相手(お客様)がアップロードしてしまうと、相手(お客様)の側でエラーが出てしまうようです。

このあたりは空き容量を確かめてからリクエストするなどの工夫が必要かと。

まあ、気をつけるべきところはややありますが、それでもメリットを感じるかどうかでしょうね。
(わたし的には、今回のネタもあったので、これを糧に使ってはみるつもりですが)。

Gmailをメインで使っているけど、データの受け取り方にストレスがある
そんな悩みのある方の参考になればうれしいです。

■編集後記
朝タスクのあと、息子の通学付き添い、自宅で会計士業、お昼に息子を迎えに行き、
そのまま行きつけのラーメン屋に。午後は自宅で研修受講、ブログ執筆を。
ここのところブログの更新を中断してましたが今日から再開。
いざ中断してみると、改めていろいろと感じたり、考えることもありました。
そのうち記事にしていこうかと。

■息子(8歳8ヶ月)
今日は終業式。2学期は今日でおしまいでした。
そういう日に限って通学には一苦労。。
暖気で道路がシャーベットのぬかるみ状態という悪路でした。
行きは徒歩で車いすを押してなんとか。
帰りはふぶいてきたのもあり、車で迎えに行きました(行きも車にすれば良かったと反省)。
学校から家族3人で大好きなラーメン屋に向かいました。
息子、大人サイズのラーメン一杯を完食(スープは少し残しました)。

■1日1新
・Adobe.CCでPhotoshop
・ラーメン五丈原(背油こってり味噌)

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