タスク管理をはじめる前に決めておくとよいこと

※やきいもをはじめる前に（集めた落ち葉） – by Canon RP（RF35mm f 5.5 1/900 ISO 100)

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タスク管理が大事だという意識をもっていても、「うまくできているかわからない」ということもあるかもしれません。

そういうときは、タスク管理から1歩引いてみて、それ以前のことを整理してみるとスッキリするものです。

「タスク」を定義する

「タスク管理」というだけあって、管理する対象は、「タスク」です。

うまくいかない理由は、もしかすると、その「タスク」そのものにあるかもしれません。
つまり、「そもそも管理したい対象なのか？」ということです。

たとえば、「案件A」という仕事があって、それを完了させるには、いくつものプロセスがあるとします。その1個1個のプロセスをタスクと定義するのは、なんとなくイメージはできるかと。

確認のメールが必要なら、その「メールする」こともタスクになるかもしれません。

いっぽうで、同じ「メールする」であっても、何でもかんでもタスクにしないほうがいいこともあります。

タスクが細かすぎても管理するのが複雑になってしまいます。

タスクは、細かすぎず、大まかすぎない塊で定義できるのが理想です。

その匙加減は、なかなかむずかしいところですが、わたしは、日々のタスク管理を振り返る毎朝に、調整できないか考えています（「タスク整理」というタスクで、ひと塊にしています）。

タスクをどう定義したらいいかで迷うときは、どうすれば時間を管理しやすくなるか？で考えてみるようにしています。

わたしの場合は、時間も管理しておきたいからです。

測った「時間」を記録する

会計士受験生のときは、ゼンマイ式の腕時計で時間を測り、練習問題を解いていました。

そのゼンマイが止まってしまって、本試験のときには、電池式の腕時計で事なきを得ました。今は腕時計の類は、一切身につけてはいません（結婚指輪だけは変わらずつけつづけていますが）。

それはさて置き、
タスクにかかった時間を測ること、その時間を記録する方法は、セットで決めておきましょう。

できれば複数の方法を組み合わせておくのがおすすめです。ミスや漏れを防ぎやすいので。

わたしは、Excelとタイムタイマーを使っています。

Excelは、タスクの行ごとに、「開始時刻」と「終了時刻」に、それぞれスタート時間と終了時間を入力（⌘Command + ; キー）して、「実績」列に実績時間を算出しています。データで管理しやすいアプリはいろいろありますが、Excelの方が使いやすいからです。

タイムタイマーは、アナログな方法かもしれませんが、目と耳に良い意味でのプレッシャーを与えてくれるので使っています。

タスク管理が時間を管理する目的も兼ねているなら、時間を何で測って、どう記録するかもいろいろ試してみるのもいいかもしれません。

わたし自身、いろいろと試しながら、今は、このスタイルで落ち着いています（今後また変わる可能性はありますが）。

かかった時間で見積る

実際にかかった時間を測定できたら、次にまたやるときの見積り時間に活かすことができます。

たとえば、「今日のブログは80分で書けたな」→「次に書くブログは80分で設定してみよう」のようなイメージです。

もちろん、まったく同じネタ、文字数でもない限りは、同じ時間で書けることはまずありません。ただ、目標にはなります。それも1度は達成できた現実的な目標です。絵に描いた餅にはなりません。

見積り時間が仮になかったとしたら、いくらでも時間をかけてもいいということにもなります。

時間はあればあるだけ使ってしまうものですから、自分の感情だけでコントロールすることがむずかしいのは、「時間」であっても同じことかと。

早朝から習慣をこなし、毎朝のタスクをこなし、家事をこなし、仕事をこなして、夕方に仕事が終わる見込みが現実になったら、単純にうれしいですし、ゲーム感覚の要素も取り入れられるので、楽しめます。

それでモチベーションが湧き、前向きに、平穏に過ごせるなら、やっておいて損はありません。

というわけで、タスク管理がうまくいっていないような気がするという場合は、タスク管理の1歩手前に立ち戻って、今のやり方を疑ってみましょう。

やり方1つを変えて全体が上手く回りはじめるということはありますから。

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■編集後記
昨日は事務仕事のあとはオフ
家族で行く旅のホテル決めなど
夜はレバンガ北海道の開幕第2戦目を録画で観戦

■昨日の1日1新
・ホテル検索の比較

■息子（12歳）
世界の国旗にハマっています
はじめて聞くような国の名前も（アンティグアバーブーダとか…）
（きのうの給食：土曜日なので休み）

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