効率化のはじめの一歩。ペーパーレス化で意識したいこと

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いきなりですが、「整理整頓」という言葉。
子供の頃から親や学校で耳にタコができるくらい言われ続けた記憶があります。
仕事においても大事にしたい習慣です。
ただ、「お行儀が良い」や「ビジネスマナー」という側面だけではなく、”時間を生む”整理整頓も意識しています。

目次

時間を生みだす整理整頓

物事を整理整頓しておくと、「あの人はきちっとしてる人」という目で見られることもあるかもしれません。
どちらかというと、子供や学生、社会人1年目といった場合は、そういうことも評価につながりますね。

ただ、仕事という側面では整理整頓の意味が違ってきます。
例えば、
・お得意様の名前別に五十音順に整理する
・支店、店舗別に整理する
・議事録を回数・日付順に整理する
といった整理整頓です。

書類のタイプによって整理する”切り口”があったりします。
こうしておいたほうが、”管理しやすい”からです。
”管理しやすい”=探しやすい とになり、
時間を節約=時間を生む ことにつながります。

ペーパーレス化と整理整頓

上記では書類を例に挙げましたが、データ(PDFやExcelなど)の場合でも基本は同じです。
オンライン化が進み、以前のように紙の書類を管理する機会は減ってます(もちろん、地域や業種によって違いますが)。

ペーパーレス化が進んでいる場合、多くが共有サーバーやクラウドといったネット上でデータを保管しています。
共有サーバーやクラウドは、それを維持するだけでお金はかかりますが、紙の書類のように保管する場所が必要ないですし、セキュリティの面でもリスクは低くなるメリットはあります。

ただあくまで”保管”に限定したメリットです。
データでも”管理しやすい”=探しやすい=時間を生む ためには
人間による工夫が不可欠です。

時間を生むデータ管理で気を付けたいこと

PDFやExcelなどのデータの場合は、紙の書類と違って書類の名前を自由に決めることができます。
保存したデータは、画面左下の虫メガネをクリック→データ名の一部を入力 で、すぐ検索することもできますし、
ある意味自由度があります。

ただ、自由度と管理は表裏一体の関係とも言えます。
特に、第三者(取引先や委託先)へ提出・共有するデータだった場合は、
紙の書類と同じように”管理しやすい”一定のルールを作ることが望ましいです。
仮に、その日の気分や担当する人によって、
・フォルダを作る、作らない
・フォルダの名前やファイルの名前(例:ファイル名の先頭が日付、末尾が日付、日付はつけない)
・保存場所 
が統一されていないとどうでしょうか。
・必要な時に必要なものをなかなか見つけられない
・ファイルを開いて中身を見ないとなんのファイルだかがわからない
となりがちです。管理もしにくいものになってしまいます。
結果として、余計な手間がかかり、場合によっては第三者へご迷惑をかけてしまう可能性もあります。

まとめ

ペーパーレス化が急速に進み、「紙を無くそう」という視点ばかりが目立ちがちです。
ただ、その分扱うデータの数が多くなります。
電子帳簿保存法も年明け(2022年1月)から変わりますので、これを機に、データをうまく管理する仕組みを見直してはいかがでしょうか。後々の時間を生み出すことができるかもしれませんので。

監査法人勤務時代は、会社の作る資料(紙やデータ)が、社内ルールに従って作成され、それを上司がチェックしているか
という監査(内部統制監査)で、いろいろな業種をみてきましたが、ルールはシンプル(忘れにくい)かつ、連番で管理(データがきれいに並ぶ)が会社にとっても第三者(わたし)にとっても”時間を生むなぁ”と感じたものです。

■編集後記
昨日から引き続き妻の実家。
新しい電子レンジが届きました。古い電子レンジは処分しようと動かすと、
コンセントが抜けていただけでした(壊れてなかった・・・)。
ちょっとおかしいなと思ったら、やっぱり基本は電源チェックですね。

■息子(7歳5か月)
ばあばと遊び疲れたのか、帰りの車の中で爆睡でした。
ばあばもですが、息子も疲れたみたいです(爆睡した分、夜なかなか寝ませんでした)。
ちなみにお片付け(整理整頓)はまだまだ苦手です。

■1日1新
段ボールから開封した電子レンジ→段ボールに戻す(ちょっとむなしい)

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