ペーパーレスとは紙を使わず、紙を持たないことともいえます。
ペーパーレスというと「なにかをはじめなきゃ」と考えがちですが、逆にやめることこそ考えたいものです。
そんなわけで、ペーパーレスをすすめるためにやめることについて3つまとめてみました。
プリンタをやめた
独立した当初からペーパーレスは考えていました。
ただそうはいっても、会計士業であれ、税理士業も紙を使うことも多く。
紙を使うことも「ある意味しかたないかな」とあきらめてはいました。
・プリンタ、複合機
・FAX
・印鑑
・スキャナ
・封筒
こういったアイテムを用意しなくちゃいけないと思い込んでもいました。
複合機にいたっては、リースしてくれたら顧問先紹介しますよという営業も何度もありましたし（リース料＝紹介料というカラクリ）。
結局独立にあたって用意したものは、印鑑と封筒の2つでした。
印鑑は事務所名、代表者名、公認会計士という資格名の入った角印、丸印、認印です。
ただ「なんだかな～」というモヤモヤはあったので、印鑑は3点セットで5千円くらいと安いもの、封筒もアスクルで安くすませました。
プリンタは家庭用のものをそのまま代用していました。
スキャナはアプリです。どちらも迷ったあげく購入はしませんでした。
ただ、本気でペーパーレスにしたいならプリンタは使ってはいけなかったと。
あればつい使っちゃいますからね。
そのことに気付いてから、プリントアウトするのをやめました。
そして、いざやめてみると、
・紙じゃないとチェックしにくい
・チェック漏れしそう
という問題が出てきました。
そこで、外付けモニター2台のデュアルディスプレイを取り入れ、その後はiPad（12.9インチと大きめ）にも投資しました。
結果としてこういったITに投資したことがペーパーレスを一気にすすめる起爆剤にもなりました。
それからは家庭用のプリンタもやめ使わずにすんでいます。
スキャナーをやめた
独立当初、迷っていたスキャナーも結局購入はしませんでした。
ペーパーストックレスでどうしてものときはスマホのアプリを使っています。
アプリでPDF化したデータはクラウド上にそのまま保存できます。
アプリもいろいろな種類がありますが、個人的にいちばん気に入っているのはAdobe Scanです。
Microsoft LensやiPhoneの純正メモアプリもいろいろ試しましたが、Adobe Scanがいまのところ使いやすいです。
もしスキャナーを購入していたら、紙ありきで仕事していたと思います。
ただアプリであったとしても
・紙→スキャン→データ化
という流れは避けられません。
ペーパーレスを考える場合、紙をデータに変換するというのが第１ステップです。
ただ気をつけたいのは、これがペーパーレスのゴールではないということです。
データで受取れるものであればデータをはじめからもらうことがペーパーレスのゴール。
スキャンの手間が減れば減るほどそのゴールに近づきます。
そういう意味で、経理で使うレシートなんかもスキャンはしません。
会計ソフトと連携できないときは、レシートを見てExcelに入力→会計ソフトへインポートという流れです。
入力し終わったレシートは13ポケットファイルに放り込んでおしまいにしてます。
防水で耐火性でもあるので保存用にこれ（↓）をつかってます。
