※カフェにて – by iPhone
仕事で使う連絡ツールはメールかチャットと決めています。
そして、メールもチャットもひとつの「タスク」として管理しています。
それで時間の使い方もだいぶ変わりました。
電話を選ばない理由
電話、メール、チャット。 連絡ツールに何を選ぶかは、いろいろと選択肢があります。
「電話の方が早い」
「メールの方が便利」
「チャットの方が楽」
など、連絡をしたい場面や状況によって、その考え方もいろいろと分かれるところでしょう。
わたしの場合は、
・相手の邪魔をしない
・相手に直接届けることができる
・記録に残すことができる
という理由から、テキストベースでコミュニケーションがとれるメール、もしくはチャット推しです。
電話を選ぶことはありません（税務署など一部、電話が強制されることはありますが…）。
メールやチャットはタスクか？
メールやチャットを連絡ツールに選ぶことで、連絡を受け取る側は、好きなタイミングでメールやチャットのメッセージを見ることができますし、返信が必要なことや、即答できない内容を返信する必要があるときは、その時間を確保したうえで、しっかりと返信することができます。
電話だと、こうはいきません。
とはいえ、その時間は必要です。
メールを書くといっても、内容によってはそれなりの時間がかかることもありますし、安易に返すべきではないメールというのもあります（もちろん、直接会って話した方がいいというケースもあります）。
メールやチャットも、時間を使うことですから、ひとつの「タスク」であることに変わりありません。
わたしの場合は、毎日、タスク単位で時間を管理しているので、メールやチャットは、ひとつのタスクという位置づけで管理しています。
そのため、
・スキマ時間でメールを書いておく
・片手間に返信しておく
・思いつきでメールを下書きしておく
といったことはやってはいません。
本当の時間管理ができなくなるからです。
もちろん、返信できなくもない場面で、その誘惑にかられることもありますが、そこはグッとこらえて、1つのタスクとして、かかった時間は記録しています。
それと、1日の中でメールやチャットをするタイミングは決めています。
午前、ランチの後、夕方前の1日3回が基本です。緊急の要件であればもちろんやりますが、そうそうあることでもありません。
前日夜に受信したメールを早朝に返すことも考えましたが、早朝は別のタスクに使いたいので、その時間には返信しないようにしています。
タスクと決めたなら、スピードも上げていく
メールやチャットを「タスク」と位置付けている以上、早くできることに越したことはありませんし、そのスピードはあげておきたいところです。
メールはGmailの設定で、受信トレイに届くメールは返信すべきメールだけが残るようにしています。返信しなければならないメールを探す手間は省けるのでその分効率的です。返信すべきメールがないときは受信トレイはからっぽの状態です。
AIにメールの文章をつくってもらい、そのまま返信することもできる時代です。
それをやるかどうかは、仕事の内容や状況によって考え方は分かれるでしょうけど、わたしはやらないと決めています。
メールやチャットも会話と同じく、1つのコミュニケーション手段だと考えれば、できるだけ自分の言葉（文章）として伝えたいからです。
もちろん、定型的な文章で返信しておけばいい形式的なやりとりをする場面もあるかもしれません。
そういうやりとりの場合は、AIにお願いしてスピード重視でタスクをこなす考え方もあるでしょう。
コミュニケーションというよりも、事務連絡のような内容が多いでしょうから、自分の言葉（文章）として伝えたい状況とは異なります。
ただ、そういうやりとりの効率性を考えるなら、その事務連絡を減らせないかどうかを工夫しておきたいものです。
メールやチャットの往復が多すぎると、タスク管理もしにくくなります。書き方を工夫したり、ツールで使い分けたりする意識も大切です。
連絡ツールの選び方と使い方を整えておくと、タスク管理がしやすくなります。
スキマ時間に返信しない、1日の中でメールチェックや返信のタイミングを決める。
小さなルールを積み重ねることが、メール・チャットに振り回されない時間の使い方につながっていきます。
■編集後記
昨日は朝の掃除と朝タスク、
家族で翌日の法事のための買い出しなど
午後は仕事部屋の片付け、ちょっとした配置換えなども
暖かくていい季節になってきました
■昨日の1日1新
・とあること
■息子（12歳）
食欲も戻ってきました
ランチは家族で回転ずしに
よほどおいしかったのか
「こんなおいしいのはしあわせだー」と
子供らしくない一言も
まずは食べれるようになってよかったです
