※カフェにて – by iPhone15
仕事などで使う連絡手段には複数のツールはありますが、返信するときのスピード感はやはり大事にしています。
メールでわたしが大事にしているポイントについて書いてみました。
連絡ツールの使い分けルール
電話、メール、チャット。
連絡をとりあう手段も、今やいろんなツールがあります。
「電話の方が早い」
「メールの方が便利」
「チャットの方が楽」
など、意見も分かれるところでしょう。
わたしの場合は、
・相手の邪魔をしない
・相手に直接届けることができる
・記録に残すことができる
といった理由から、メール（もしくはチャットも）推しです。
もちろん、メールとチャットは、状況によって使い分けていますが、テキストでやりとりすることが圧倒的に高めです（税務署など一部、電話が強制されることはありますが…）。
メールを「タスク」と位置付けるかどうか
メール（チャットも）にも時間は使います。
メールを書くといっても、内容によってはそれなりの時間がかかることもありますし、安易に返すべきではないメールというのもあります（もちろん、直接会って話した方がいいというケースもあります）。
メールも「やるべき仕事」なわけですから、「タスク」であることに変わりありません。
ただ、今はメール（チャット）で返信することは、タスクと位置付けてはいます。
・スキマ時間でメールを書いておく
・片手間に返信しておく
・思いつきでメールを下書きしておく
という誘惑にかられることもありますが、そこはグッとこらえて、の1つとしてやるようにしています。
メールのスピードを上げるために工夫する
メールがタスクである以上、そのスピードは上げておきたいところです。
たとえば次の3つようなことは工夫するようにしています。
Gmailの設定で、メールを、タスクとそれ以外に分けるようにしています。
受信トレイに残るのは、返信する必要があるメールです。何かしらの対応が必要な情報は、Excelのタスク管理表に記録し、アーカイブしています。Gmailだと、アーカイブ（＝格納）した過去のメールも、検索すれば再びチェックすることができ便利です。
返信しなければならないメール、あとで何かしらの対応が必要な情報を受信トレイに残し、それ以外は受信トレイには残らないようにすることで、タスクが明確になりますし、やり残しを防ぐことにもつながります。
設定については、次のような記事も参考にしてみていただければ。
それと、メールを書くスピードも大事です。
毎朝続けているタイピングはこのスピードのためにもなっています。
タイピングにも限界はあるので、スニペット・ツール（PhraseExpress）を使っています。
Gmailのショートカットキーも便利です。
・宛先（Cc）を入れる → Ctrl + Shift + C
・箇条書き → Ctrl + Shift + 8
・送信する → Ctrl + Enter
ちなみに、宛先をBccに入れるなら「 Ctrl + Shift + B」。番号付きの箇条書きにするなら「Ctrl + Shift + 7」など。
ただ、Gmailの設定で「キーボードショートカット ON」を選んでおく必要があります。
メールもタスクとして位置付けておくと、スキマ時間（移動中など）にメールをすることも少なくなります。
「はい」や「いいえ」のように短い返信で済むようなメールはチャチャっとやった方が早いこともあるわけですが、それでも、パソコンで返信するスピードには及びません。
それに、スキマ時間には読書（Kindleなど）や音声でインプットに充てる時間と決めています。
車を運転して、信号待ちのスキにというのも危ないのでやりません。
メール（チャットも）は、仕事の内容、外出中に返信しようとしても中途半端になることもありますし、返信した後になってから「あ、あのことに触れるの忘れてた…」となることもあり得ることです（わたしだけかもしれませんが…）。
メールやチャット。どのタイミングでチェックをするかも、自分なりにルールを決めておくことも、メール（チャット）というタスクのスピードを考える上でも大事なことかと。
メールの数が多すぎる、チャットの往復も多くなると、タスクの数も増えてしまい、タスク管理も崩壊しやすくなりますから、返信の書き方を工夫する、ツールの使い分けというところも含めて工夫しておきたいところです。
■編集後記
昨日は朝のタスクのあとは外出して会計士業、夕方は対面での打ち合わせに。
夜は息子とペーパークラフトづくりを。子どもの頃の図工を思い出しつつ楽しめました。
■昨日の1日1新
・びっくりドンキーのガリバー
・デロリアン1のペーパクラフトづくりを息子と
■息子（11歳）
昨日は学校をお休みして来年からの学校見学に。
帰りはモスバーガーのドライブスルーでバニラシェイクを。
夕方は訪問リハビリ、夜は”デロリアン1”のペーパークラフトで遊びました（あと少しで完成です）。
