打ち合わせの飲食代を会議費にするなら、何を残すか

※カフェでの打ち合わせのお供に – by Canon RP（RF35mm f 5.5 1/900 ISO 100)

※ただいまメルマガ読者を募集しています。
（ご興味があれば登録していただけるとうれしいです→登録はこちら）

カフェなどで打ち合わせをしたときの飲食代は経費にできます。

そのときに、残しておいたほうがいい証拠はあります。

「カフェで打ち合わせ」は、会議費か交際費か

カフェで打ち合わせをしたときの飲食代は経費にできます。勘定科目は「会議費」を使っておくのがいいでしょう。

経理に慣れるまでは、もしかすると交際費という科目と迷うかもしれません。
もし迷うことがあれば、目的が何かで考えてみましょう。

お客さまと「打ち合わせ」することが目的であれば、場所がカフェであれ、レストランであれ、「会議費」を選んでおけば、実態に合うのでいいでしょう。

逆に、接待やお土産代は、お客さまを「おもてなし」することが目的のはずですから、交際費を使いましょう。

フリーランスの場合、法人のように交際費の上限はありませんから、極端な話、どちらの科目を使っていても、税金の計算に影響はありません。ただ、実態に合う科目を使っておいたほうが、科目ごとで時系列の比較もできるようになります。

事業を続けていくためには、業績管理はやったほうがいいことですから、そのときどきの感情で科目を決めることがないように、目的で科目を決めるようにしておきましょう。

「カフェで打ち合わせ」でも、議事録は残す？

カフェで打ち合わせをしたときの経費を会議費にするなら、レシートのほかに、議事録をつくって残しておかなければならないの？と思われるかもしれません。

実際、そういう質問を受けることがあります。

結論から言うと、「議事録」が税務で必須になるわけではありません。

必須なのは、事業に関係する打ち合わせ、飲食代であったことを説明できることです。

議事録なら、それを説明しやすくなり、証拠力も強いです。
ただ、打ち合わせのたびに、そうした議事録を現実的に作り続けていけるのかどうかは慎重に考えておきたいものです。

あるときまでは議事録をつくって、あるときからそれがなかったり、ルールもなく気まぐれに作ったり、作っていなかったりというのでは、もしものときの心証もかなり変わってきます。

議事録は、必要なときに作ると決めておいて割り切っておくと混乱せずにすむはずです。

それよりも、打ち合わせをするときは、通常は何かしらのメモを残しておくはずです。

「決定事項」や「To Do」のような内容です。
議事録でなくても、そのメモが証拠になりますから、経理の根拠資料にもなるという意味で、整理しておくのがおすすめです。」

わたし自身は、Notionでお客さまごと、個別の相談ごと、日付ごとでメモを管理していますので、カフェで打ち合わせをしたときは、会議費と紐づけられるようにしています。

もちろん、カフェなどのレシートの裏にメモを残す方法もありますが、まずは、自分にとって効率的で、続けやすいと感じる方法でやってみるのがおすすめです。

残しておきたい内容

メモに残す内容は、カフェで打ち合わせをしたことが説明できる情報を残しておきましょう。
といっても、日頃から打ち合わせのメモを議事録の簡略版のように書かれている人なら、まず大丈夫なはずです。

たとえば、

・日付
・場所（カフェの店名など）
・相手先の名前
・人数
・打ち合わせの目的（個別コンサルティング、○○相談など）

といった内容がわかれば、レシートには出ていないことの説明の根拠にできます。

もし、打ち合わせのメモを残していないからレシートの裏に書くという場合は、こうした情報を書いておきましょう。

加えて、会計ソフトの仕訳の摘要欄にも同じようなことを入力しておくとより安心です。仕訳からでもキーワードで検索しやすくしておくのです。

Googleカレンダーにもスケジュールとして入れておくと、さらに説明の補助資料とすることもできます。

議事録がなくても、こうした小さな証拠を積み上げることで、根拠も強くなります。

ないと困るものは、新しく作ることも時には必要になりますが、今やっていることを活かせないか、応用できないかという視点も大事にしておきたいものです。

---

■編集後記
昨日は自宅で会計士業の準備、税理士業を少し
午後は私用で外出、最終日の江戸老舗めぐり物産展にも（2回目）
丸武の玉子焼きは完売していて残念でしたが…
吉祥寺さとうのメンチかつは揚げたてを買えてよかったです

■昨日の1日1新
・とあること

■息子（12歳）
昨日の学校は振替休日でお休み
次の土曜日が学校があるので、その前振替です
息子的には、前でも後でも休みがうれしそうでしたが
（きのうの給食：振替休日で休み）

---