「前倒し」の前に意識したいこと

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「前倒し」は仕事の効率化を考えるうえでよく言われる言葉です。
この「前倒し」について、わたしなりに気を付けてきたことをまとめてみました。

目次

なぜ「前倒し」するのか

「前倒し」と聞くと、「分散」とまず考えがちです。
3月決算の会社であれば4月、5月が繁忙期。
4月、5月に決算の処理が集中してしまいます。

ただ、どうしても4月や5月でないと仕事が進められないのかというと
必ずしもすべてがそうではありません。
新しい決算上の論点があれば詰めておく、資料の枠を更新しておくなど事前にできることは前倒して、
仕事を分散させます。

分散させることができれば、効率化できたとついつい考えてしまうこともありますが、
仕事の分散=効率化 とは必ずしもいえません。

「分散」しても効率化には直結しない

仕事を分散させ、平準化することができれば、確かに繁忙期の仕事量自体は減るかもしれません。
ただ、分散はあくまで分散です。
4月の仕事を例えば3月にずらし、分散させたとしても、
150の仕事を4月に100、3月に50と割り振ったにすぎないわけです。
つまり、トータルの仕事量の視点では、変わらないわけです。

仕事の効率化を考えるのであれば、前倒し(分散)ではなく、減らす、無くしていく工夫が欠かせません。

タイムリーに俯瞰してみる

今の仕事を減らす、無くしていくことというものは難しい問題です。
人間は「現状維持」をまず考えてしまう生き物ですし。

そうはいっても、日々の仕事に追われ、その仕事をこなすだけで精一杯だと
いつまでたっても仕事は減らず、効率化もされません。来年も同じ状況が待っているはずです。
ただ、忙しいときこそ仕事を減らせるチャンスとも言えます。

わたしも勤務時代の繁忙期は憂鬱でしかたありませんでした。
資料をExcelで作り込んだり、膨大な資料に目を通し要点をまとめたりと。
ただ、そういう時にこそ、じっくり深堀りしてみることにしたところ気付くこともあります。
中身が似てる複数の資料を集約して作る資料を削ったことがあります。

「前倒し」は確かに仕事を平準化させることはできるかもしれません。
ただ、効率化を目指すのであれば、前倒しの前に一度「今やっている仕事」を俯瞰してみてみましょう。
「急がば回れ」ではないですが、
忙しいときにこそ、じっくりその仕事と向き合ってみるのが案外効率化につながるものです。


■編集後記
今日は、昨日息子と約束したクリスマスツリーを飾りました。
ちょっと早いかもですが、その分長く楽しめそうです。

■息子(7歳7か月)
クリスマスツリーを運んでくる(マンションのロッカールームから)ところから
はじめて手伝ってくれました。
飾りつけは途中で飽きてしまって、おもちゃで遊んでしまいましたが。

■1日1新
息子とクリスマスツリーを設置

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