タスク管理に行き詰ったら。原因を知り必要なことをトレーニングしていく

「雪かき」のタスク - by Canon RP(RF35mm f 2.0 1/80 ISO 100)
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タスク管理がうまくいかなかったというときは、自分なりの原因を探っておきたいものです。

原因にもよりますが、あれもこれもとタスクを詰め込みすぎていることもありえます。

原因を探り、必要なことはトレーニングしていきたいものです。

目次

タスク管理をやってもうまくいかない

Excelでつくったタスク管理(時間管理)用のシートを使っています。

やるべきこと、やりたいことを一歩ずつ実現させていくために、加工がしやすいExcelで管理しています。

ただ、管理に行き詰ることもあります。

たとえば、

・急に連絡が入る
・集中力が切れる
・欲張りすぎ

といったことがあると、だいたい上手くいかないものです。

うまくいかなかった理由はざっくりであっても分析してみるのはタスク管理をやるなら必要なことです。

タスク管理に行き詰る原因と必要なこと

急に連絡が入る

急にメールや電話で連絡が入るということはあります。
追加で対応が必要になることもなくはありません。

相手があってのことですし、じぶんの意志だけでどうにかすることはむずかしいです。

とはいえ、こうしたことの回数がかさむと、タスク管理をする意味がそもそもないようにも感じてしまいます。

それを避けるためにも、じぶんで工夫(スマホの設定は通知オフにする、電話以外のやりとりをおすすめするなど)はできる限りやるようにしています。

集中力がきれる

タスク管理を徹底すればするほど、かえって集中力が途切れてしまいます。
「タスク管理をやらないほうが仕事がはかどる」なんてことになるのは避けたいところです。

タスク管理をはじめた当初は、プライベートの細かい予定もタスクに入れていました。
ただ、タスク管理をやることに気が滅入ってしまい、逆効果でした。

あまり細かすぎず、「管理したいタスクを見極めて管理する」トレーニングは必要かと。

欲張りすぎ

その日その日で計画したタスクをこなしていっても、終えることができなかったタスクが残ってしまうことも多いです。

「これはやらなきゃ」
「あ、あれは今日やっとこう」
「あ、これも」

というように、ついつい欲が出てしまいます。
結果、「あ、時間が足りない…」ということも。

厳しいノルマを課して自分を鼓舞することも大事ですが、厳しすぎるノルマはかえって自分がツラくなります。

緩すぎず、厳しすぎない、「いいところのさじ加減を見極めていく」トレーニングも必要かと。

毎日タスク管理をこなしていくことが、そのトレーニングにもなるはずです。

少なめに見積もる

・急に連絡が入る
・集中力が切れる
・欲張りすぎ

こういったことがあると、タスク管理に行き詰りやすいです。

それを避けるには、少なめに見積もっておくことがおすすめです。

たとえば、1日の稼働時間が8時間だとして、その8時間ずっと稼働できるとは限りません。
なので、実際に稼働できる時間は少なめに見積もっておくというイメージです。

8時間の60%と見積もっても約5時間。リスクヘッジとして時間に余裕をもっておく意味でも50%くらいには抑えておきたいところです。


タスク管理(時間管理)は、仕事を続けていくなら、ずっとついて回るものです。
じぶん次第で改善できる可能性がある以上、トレーニングしていく価値はあります。

まずは「~50%」を目指してやっていきたいところです。


■編集後記
昨日は朝のタスクの後は、会計士業の資料づくりなどを。ブログ更新は夕方に終わらず結局夜に更新でした(ネタが浮かばずちょっと苦戦…)。雪がかなりとけていてこの時期としては珍しいほど少ないです。路面もアスファルトが出てます(クルマはものすごく汚れていますが)。

■息子(10歳)
学校で飼っている「めだか」が2匹、お空へ旅立ったようで、先生とお友達とでグランドに埋めてあげたようです。息子もかわいがっていたのでショックを受けていたようでした。こういうのも学びになっていってくれればなと親としては思うところですね。

■昨日の1日1新
・とある研究
・ノンカフェインのコーヒー(セコマ)


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