忙しい時に混乱しない。タスク管理は工夫次第

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4月に入り、新年度、新学年、新任、新居・・・と、「新」と耳にする季節になりました。
ただ、3月決算の会社の場合、年度決算の真っただ中です。
監査法人は監査の繁忙期に。税理士は確定申告期限まで残りわずか(コロナの延長で)。

わたしの場合は、監査法人勤務なので繁忙期に突入です。
これに加えて今回の春は、独立準備と退職手続と盛りだくさんです。
わたしはどちらかというと起用にあれもこれも同時にこなすのが苦手なので、結構大変です。
こういうときにやることをリスト化する(タスク管理表)は欠かせません。

目次

タスク管理表で情報を一元化。忘れても大丈夫。だから混乱しない。

毎日のやることも、そして今回の独立準備と退職手続でやることもExcelで作成・管理しています。
Excelだと、情報の追加や修正、ちょっとした加工が楽だからです。
実は、システム手帳(手書き)で管理していたこともありました。

システム手帳のメリットは、

・持ち運べる
・手軽に書いたり、消したり(消込み)ができる
・システム手帳の見た目がかっこ良い(ビジネスマンっぽい感じ)

一方、デメリットは、
・重い(リフィルが増えるにつれて)
 →PCとモバイルモニターとThinkpadキーボードも持ち運ぶのでかなりの重量に。
・なんだかんだで出先で見る機会がほぼない(移動時間に見ることもほぼない)

このデメリットが耐えられず、Excelでやることに。

Excelの場合でも移動中に見ることはできませんが、外出時はEvernoteにメモ。
それをExcelに反映しているので不便さは今のところ感じていません。
外出中に問い合わせて得た情報をEvernoteにメモ⇒自宅でExcelに反映といった具合です。

タスク管理表で心がけていること。

タスク管理表は文字通り、「タスク(やること)」を管理するためのツールです。
そのため、次のようなことに気を付けています。

・タスク(やること)が漏れていないか → タスクが漏れていたら意味がない
・タスク(やること)が具体的か → タスクがあいまいで「?」だと意味がない
・タスク(やること)の進捗具合が把握できるか → 進捗がはっきりしていないと期限前に慌てる
・タスク(やること)の優先順位付け → 準備に時間がかかるもの、すぐ終わるものを把握

期限もゆとりをもって設定しておくと、なお望ましいです。
個人的に直前でバタバタするのが大嫌いなので。

タスク設定(独立準備編)

独立準備といっても、どこまでを「独立準備」と定義するかにもよりますが、
大まかな分類では、次のようなものをタスクとして設定しています(随時、バージョンアップが必要ですが)。

A.設備投資
 ・PC
 ・プリンタ
 ・印鑑(屋号印、銀行届出印、角印、住所印)
 ・テプラ
 ・Office365
 ・会計ソフト
 ・書類棚、デスク、
 ・クラウドサーバー
 (自宅開業を想定してるので、別に事務所を構える場合は、事務所も含まれます)

B.税理士登録
 ・書類入手
 ・質問事項洗い出し
 ・税理士会へ質問
 ・提出書類の入手(役所、会計士協会、法務局別に列挙)
 ・管理会社への問い合わせ(事務所設置同意書※)
 ・写真(証明写真)
 ・写真(建物外観、内部入口、執務部屋内部など)
  ※自己所有マンションの場合、管理会社(実際にはマンションの理事会)に同意書に記入してもらう必要があそうです。
  同意が得られない場合は、何かあった場合は自ら責任をとるとこを明記した誓約書を作成するようです)
以下、後日投稿予定ですが、大きくは次のようなタスクがあります。
C.開業届関係
D.認定支援機関登録
E.HP作成
F.ブログ作成
G.通信(ネット回線、携帯など)
H.挨拶状
I.銀行口座開設
J.クレジットカード作成
K.健康保険(任意継続か国保か)
L.年金
M.小規模事業共済

自分好みか

もうひとつ、タスク管理表は、自分好みなデザイン、見た目がいいかと。
ただでさえ、やること(やらねばならぬこと)なので、見るだけで気が滅入りがちです。
少しでも自分好みのデザインであったほうが、モチベーションも保てます。
また、毎日目にするわけですから、少しでも気に入ったものが良いです。
Excelのタスク管理表は無料でダウンロードできるものがネットにたくさんありますが、できれば自作がおすすめです。
作る過程、書き足す過程で頭の中に整理されていきますから。

【編集後記】
 クライアントの担当者から4月で異動になると電話が。
 監査する側からすれば、決算監査の前にいらっしゃらなくなることはかなりの痛手です。
 ですが、ご本人の立場からはそれが望んでいた異動なのかもしれませんし、複雑な心境です。

【育児日記】
 2年生2日目です。相当疲れたようで、夕食時にはすでに眠そうで、結局早く寝ました。
 新担任の先生もとても優しい先生のようで、嬉しい限りです。
 妻もつきっきりで疲れた様子。たっぷり寝てほしいです。

【今日の甘い物】
 おはぎ(ダイイチ)※2日連続

【1日一新】
 懐かしのCDを聞く
 

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