経理をやるなら月次決算までやってこそ毎月の数字を見る意味があります。
今回は月次決算をやるうえで最低限知っておきたいポイントを数字面、チェック面それぞれ3つに絞ってまとめてみました。
毎月決算までやる意味ある？
月次決算。
文字を見るだけで「なんだか重たそう…」と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。
年に1回の決算でやることを毎月やるというわけではないからです（詳しくは後述します）。
それに、年に1回しか決算をやらないというのでは、経理をやる意味は半減するといってもいいでしょう。
月次決算をやる意味は、税金を計算する以外にもちゃんとあります。
・現在地を知る
・現在地から予測をたてる
・経理を分散させる
もちろん、法律のようなルールで義務化されているわけではありません。
やるか、やらないか。どちらを選んでも自由です。
とはいえ、月次決算はやるべきでしょう。
一見、月次決算なんてタイヘンそう…と思われるかもしれませんが、まとめてやる方がよほどタイヘンですし、数字の状況を見ていないというのでは、判断できません。
数字を元にしないで判断するなんて怖くてとてもできません。
そんなわけで、わたしも不安を目に目えるようにするために月次決算をやっています。
月次決算をやるならチェックしておきたいこと
月次決算をやっているつもりでも、実際は月次決算になっていないということもあります。
年1回の決算ほどではないのですが、月次決算でも最低限やっておくことはあります。
経理を1ヵ月分やり終えたら、次のようなことができているかチェックしてみましょう。
月末日が休日という月で漏れている経費がないか
社会保険料や月末日が引落しの経費など。
月末日が土日などの休日という場合、引落しは翌月にずれ込みます。
つまり、引落しと同じタイミングで経費にしていると、翌月の経費になってしまうわけです。
そうならないように、3月や8月などはいったん次のように当月分の経費となるように処理します。
| 借方科目 | 貸方科目 | 金額 |
| 法定福利費（※） | 未払費用 | 100 |
で、翌月の引落しがあったときに、こういった処理にします。
| 借方科目 | 貸方科目 | 金額 |
| 未払費用 | 預金 | 100 |
こうすることで、経費が毎月かかっているという実態を経理で表現できることになります。
毎月同額かかっているような経費も同じようにやっておくと、実態に近くなってきます。
まずはこういった処理ができているかチェックしてみましょう。
減価償却費、年1回払いの経費で特定の月の経費が大きくないか
1年間にかかる経費をざっと見てみると、金額が大きい経費もあるでしょう。
たとえば、減価償却費。
もし、決算の月や決算整理月のような別枠で年間分を一括で処理しているのであれば、1/12した金額を毎月処理しましょう。
11ヵ月目まで利益が出ていたのに、決算の月だけ減価償却費を処理してしまえば、これまでの利益は何だったの？という話になってしまいますから。
似たようなもので、年払いの家賃や保険料、手数料のようなものがあれば、同じように毎月均等となるように月次決算に反映させておきましょう。
貸借対照表（BS）の各科目残高は合っているか
最後は貸借対照表（BS）の金額。
これがおかしな金額になっていないかを確認しておきます。
その前に、貸借対照表（BS）がよくわからないという場合、ざっくりと”残高がわかるもの”とイメージしておきましょう。
過去の記事も参考にしていただければ。
いくら経理をやっていても、預金の残高が口座残高と合っていない、売掛金の残高が売上データと整合しない。
というのでは、壊れたカーナビのように現在地を見誤ります。
あてにならない現在地から予測をたてても意味はありません。
月次決算は年1回の決算に比べると、たしかに「ざっくり」でいいのですが、それでもある程度の精度は備えておきたいものです。
月次決算をやった後チェックしておきたいこと
月次決算をやった後、いろいろ見ておきたい点があるわけですが、数字を見るにも慣れは必要です。
はじめから敷居を高くしないためにも、まずは次のような点をチェックしておきましょう。
利益はいくら出ているか
まずはその月の利益がいくらくらい出ているかはチェックしておきます。
売上に目が行きがちですが、利益をまず見ましょう。
経費が多いのに売上だけを見ることに、実はたいした意味はありません。
売上より経費が多ければ赤字ですし。
儲けを表す損益計算書（PL）を見るなら、上（売上高）よりも下（利益）の方がはるかに大事だということです。
まずはその月の利益がいくらかを知っておくようにしましょう。
お金はいくら増えたか（減ったか）
利益ととにもチェックしておきたいのがお金がいくらあるか？です。
利益があるからといって、お金があるとは限らないからです。
「黒字倒産…」絶対ないとまでは言い切れないでしょう。
たとえば、売上代金の入金。
契約などによっては、1月の売上でも入金されるのは3月、4月になってからということもあります。
仕入れがある仕事であれば、仕入れの支払いも同じです。
経理で見落としがちなのは、利益とお金のタイミングはズレるということ。
損益計算書（PL）で利益を見ることと、お金が増えた（減った）を見ることとはまた別の話です。
まずはお金の残高がいくらなのかを見て、前月より増えたのか（減ったのか）？、それはどうして？というように確認してみましょう。
年間の見通しがざっくりとわかるか
こういったことをやった後に、その月の実績を踏まえたうえで、この先どうなりそうか考えてみましょう。
もちろん、見直ししていくところがないかどうかも含めてです。
前述のとおり、毎月同額かかるような経費（固定費）だと、翌月以降の予測もたてやすいはずです。
予測が立てにくいそれ以外については、過去の実績を参考に使って予測していくわけです。
過去といっても、これから先を予測するわけですから、できるだけ近い過去の実績を参考にするようにしましょう。
ガソリン代が安かった頃の実績を、これから先の予測に使うというのは意味がないでしょうし。
ということで、「現在地を知って、これから先を判断していく」ということを考えるには、月次決算は欠かせません。
経理を単なる集計で終わらせないためにも、まずは月次決算からはじめてみましょう。
■編集後記
昨日は朝のタスクなどの習慣以外はオフ。妻の実家から午後自宅に戻りました。前日の図書館がよかったと家族に伝えたところ見てみたいというので、息子も見学に。
■息子（9歳）
妻の実家近くに新しくできた図書館の見学に行きました。
パパが館内の写真を撮っていると、本よりカメラが気になったらしく「ボクにも撮らせて」と。
図書館見学のはずが、気がつけば写真撮影教室のように。妻は傍観してましたけど…。
■昨日の1日1新
・とある図書館で息子と写真撮影
・Canon RPでマニュアルフォーカス撮影
