※公園にて – by iPhone15
やるべきタスクにも期日が決まっているものとそうでないものがあります。
タスクを管理していくうえで、わたしがやっている対策をあげてみました。
やるべきタスクは先に入れて先に出す
やるべきタスクはすぐさまNotionにメモしています。
メモはパソコンのNotionで翌朝に必ず分類・整理し、タスクはタスク管理のExcelにコピペしています。
このExcelは、習慣にしているタイピングやブログ、日記なども記録しているもので毎日開きっぱなしです。
タスクは日付を入れて必ず目に入ります。
日付や時間が決まっていれば、その日時を入れていますし、必要な準備があれば準備というタスクも入れています。
ちょっと早めの日付で組み込んでおけば、忘れることもありませんし、期日ギリギリになって慌てるような事態を避けることもできます。
日付や時間が決まっていないタスクもほぼ同じです。ちょっと余裕をもった日付を仮決めして組み込んでおくと、忘れることはありません。今はほぼその週の金曜に入れています。
ただ、この方法の欠点はメモが生命線となるところ。
メモしなかったことは、当然のことながら目にすることがなく、忘れてしまいます。
そして、日付や時間帯の入力。
間違った日付で入れてしまうと、忘れる可能性もあります。
メモは確実にメモするしくみを整えることが欠かせませんし、日時が決まっていないことなら、ちょっと早めて入れておく必要はあります。
メモはスマホのアプリでもいいので、確実にメモできるしくみ、そのメモを翌朝にでも整理する習慣にしておくことは必要でしょう。
Googleカレンダーなどと併用しておくのもリスクヘッジになります。
ブラウザを起動するとカレンダーも同時に開くように設定しておくのもおすすめです。
期限が決まっていないやるべきタスク
やるべきタスクで期限が決まっていないタスクは、さらに工夫が必要です。
前もってやれればいいのですが、つい後回しになってしまうのもこういったタスクでしょう。
たとえばHPやブログをメンテナンスするのは、とくに期限もありませんし、いつやってもいいわけです。
ただ、やるべきタスクであれば自分で期限を決めてやる必要があります。
もし先にやっていいものなら、先に少しでも手をつけることで後回しになる事態は回避できます。
続きが残るようなら、その続きは管理すべきタスクとしてメモし、タスク管理に組み込んでまた手をつけるの繰り返しです。
ただ、この方法にも注意点があります。
「やるぞ」と仮決めする日付を先にしすぎないことです。
たとえば、今日途中までやったことの続きを1週間後に仮決めすると忘れますし、思い出すのにも時間がかかります。
ちょっとずつ毎日のタスクに組み込んでおくと忘れませんし、再開するときの流れもスムーズです。
効率を考えると、あまりにも先の日付で仮決めするのはタスク管理もしにくくなりおすすめしません。
やるべきタスクで期日が決まっている仕事（予定）というのも、自然に減ることはなく、むしろ自然増のタスク。
極力減らしていく意識はもっておきたいものです。
期日が決まっているやるべきタスク
期日が決まっているやるべきタスクは、そうそう忘れないものです。
とはいえ、やるべきタスクで期日が決まっている仕事（予定）というのも、自然に減ることはなく、むしろ自然増のタスク。
許容量以上に増えてしまうと、忘れる可能性も増えます。
なので、メモのしくみに加えて前述のカレンダーのしくみを組み合わせる、スマホのリマインダーを組み合わせるといったことで、しくみを張り巡らせておくようにしています。
とはいえ、これも対処療法のようなものです。
特効薬はないのかもしれませんが、やっぱりこうした仕事の総量をコントロールしていくことが必要です。
そのためにも、やるべき仕事は「やっておしまい」としないしくみも必要です。
・やった仕事を総括し分析する
・またやりたいか？
・今後につながるか？
・値段を下げてでもまたやりたいか？
・自分の軸がブレていないか？
許容量もそれぞれ個人差はあるものですが、タスク管理がうまくいかない理由が仕事の総量ということであれば、
それを減らす意識はもっておきたいものです。
■編集後記
昨日は朝のタスク、会計士業（準備など）、とある手続き（自分の法人）などを中心に。
朝の運動中に足首を負傷…。準備運動は大事です…。
■昨日の1日1新
・とある手続き
■息子（11歳）
昨日は学校、放課後はデイサービス。暖かい日（22℃）で今年初のTシャツで通学。
Tシャツもおろしたての黒のTシャツ（マリオの）。胸ポケットがついているのも気に入ったみたいです。
