「経理めんどくさい」を減らすには溜めない環境をつくること

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「経理ってためちゃうと、大変なのはわかってるんだけど今年も溜めちゃってて・・・」であれば、翌日やってしまうのがおすすめです。

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朝イチで経理を終わらせる

「溜めると後が大変なのはわかってけど、やっぱり溜まってしまって。。。」

という方はやっぱり多いようで。

今やらなかったとしても、あとで(期限ギリギリに)まとめてやらなくてはならないわけで。

まあ、分けてやるか、まとめてやるか、というお話なわけですが、
溜めれば溜めた分だけあとが大変です。
精神的にもよくありません。

わたしも溜まってしまったらやりたくないですし。

「困難は分割せよ」という言葉もありますが、
経理もにもあてはまるものです。

結局のところ、コツコツやるのが一番の解決策でしょうね。

そしてどのくらいコツコツやればいいかというと、
おすすめは、毎日、毎朝。

毎朝、前日分の取引を処理すること。

慣れるまではそれなりに大変ですが、毎日だからこそ、ボリュームも抑えられ、コツコツ続けることもできます。

年明けから心身ともに疲弊するよりかはいいかと。
どんな取引だったか忘れてしまうなんてことも避けられます。

それに決算の数字は毎日の積み上げです。
その過程は毎日見れるに越したことはありません。

「経理めんどくさい」を減らすためにやっておきたいこと

現金取引を減らす

「経理めんどくさい」の最たる原因は溜めちゃうから。そして入力もめんどくさいからのはずです。

そして現金取引は、レシートを見て入力しなければなりません。

現金取引があるほど「レシート→入力」が溜まるわけです。

これを減らすには、「現金」という元を断つほかありません。

その支払いが
・現金払いでないとダメなのか
・クレジットカード払いにはできないのか
・スマホ決済で買えないのか

少しづつでも支払方法を現金からそれ以外にシフトしていきましょう。

前日の取引を今日経理する

くどいようでなんですが、
「経理めんどくさい」と感じるのは溜めちゃうからです。

ただ、毎月でも1か月分は溜まりますし、毎週でも1週間分は溜まってしまいます。
溜まったぶんだけ「これってなんだっけ?」となる確率も。

であれば、シンプルに毎朝いちばんに経理。

それも、前日の取引を今日の朝イチに経理するのがおすすめです。
溜まるといっても1日分ですし、毎朝と決めてしまえば、一日の終わりになって「あ、忘れてた」とならずに済みます。
それに「これなんだっけ?」とはならないでしょうから。

データを使う

もう使ってるサービスやネットからダウンロードできるデータがあれば、そのデータを経理に使うに越したことはありません。メールに添付されていたり、ネットからとれるデータであれば、それを保存しておくことも法律で求められますし(猶予期間はありますが)。

クラウド会計ソフトのデータ連携という機能も「経理めんどくさい」を減らすには外せない方法でしょう。
クラウド会計を使えば、「全部ラク」「めんどくさくなくなる」というわけではありません(手順や仕組みづくりは必要です)が、データを同期、連携できれば入力という手間は確実に減らせます。

クラウド会計ソフトだと、入力をExcelデータをインポートすることができます。
Excelであれば、ソフトに直接入力するよりも効率的ですし、Excelならではの自由度もあるのでおすすめです。

溜めない環境をつくってみる

「経理めんどくさい」を減らすためには「前日分を毎朝やる」のがおすすめです。

ただ、そうはいっても「やっぱり溜まっちゃう」ということもあるかもしれません。

毎朝はともかく、毎日やるための環境も整えておきたいところです。

たとえばわたしでいうとこんな感じです。
・レシートはサイフに入れる(入れるポケットは決めておく)
 ↓
・サイフからレシートを出し、デスクに置く
 ↓
・経理する
 ↓
・レシートを保管する(13ポケットファイル)

もらったレシートはサイフに入れますが、
そのサイフは意図してかさばりやすい小さいサイフを使っています。

かさばったサイフをわざわざ持ち運びたくないですし、否応なしにサイフからレシートを取り出そうとしますので。

取り出したレシートはExcelに入力(仕訳)し、会計ソフトに連携された取引があれば連携させます。
現金取引を減らせれば、ここでのExcelへの入力を減らすことができます。
現金取引をゼロとはなかなかいかないかもしれませんが、極力減らすことで、手間が減ったと感じるはずです。

そしてレシートの保管には13ポケットファイルというものを使っています。
「13」はポケットの数です。
いったん経理が終われば、そうそう見返すものでもありませんし、見返すことがないことを切に願うばかりですが、
12ヶ月分+1個(決算+申告分)でポケットを分けられるのが気に入っていて、おすすめです。


ここまでで、所要10分もあれば終わります(もちろん量にもよるでしょうが)。

朝やるかどうかはさておき、
「経理めんどくさい」を減らすには、「やるぞ」という意気込みだけでは限界もあるものです。

気持ちだけに頼らず「毎朝、前日分を経理する」仕組みを考えてみるのが「経理めんどくさい」を減らせるかどうかのポイントかと。
参考になれば、是非試してみていただければ。

■編集後記
今日(日付が変わって昨日)は、朝タスクのあと、息子の登校付き添い、自宅に戻り、メール対応、とある研究開発を中心に。

■息子(8歳7ヶ月)
やっと降った初雪に喜ぶ息子。もっと雪降れと、早く雪遊びがしたいようで。
夜は一緒に星野カーヴィのゲームをスイッチで楽しみました。

■1日1新
・とある問い合わせ

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