会計ソフトの入力間違いにどう気づくか

※FFⅦ（のクラウド） – by Canon RP（RF35mm f 2.2 1/1100 ISO 100)

FFなどのRPGゲームでは、装備を並べて比べると、強くなったかどうかに気づけます。
会計ソフトの数字も同じです。

間違いにどうやったら気づくのか、見方について3つまとめてみました。

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並べて比較する

RPGのゲーム（ファイナル・ファンタジーやドラクエなど）では、装備がどんどん強くなっていくのも楽しめる要素です。

「どうのつるぎ」から「はがねのつるぎ」にすると、こうげき力の数値があがると、単純にうれしくなっていた子供の頃のことを思い出します。

「どうのつるぎ」に、「こうげき力 30」のような数値が見えるので、どう変わったのかがわかります。

会計の数字も実は同じで、単独の年度の数値だけでは意味をなさないこともあります。

数字は比較ができてこそ、数字にする意味があるとも言えます。

損益計算書（PL）は、当月の数字だけ眺めていても、好調なのかどうかはわかりません。

「前月はこれだけだったのに、今月はこんなに増えている」と比較するからこそ、好不調の波にも気づけるわけです。

会計ソフトで決算書をエクスポートするときには、単年度形式と比較形式がありますが、後者（比較形式）を選ぶことをおすすめします。
単年度形式にする場合でも、Excelで比較できるようにしておきましょう。

比較するときは、前年同月・前月・前年度のような時系列での比較が基本です。

会計ソフトには、推移表をエクスポートできる機能があります。推移表は、縦に科目、横に月が並びます。BSも、月ごとに見比べてみましょう。

「前月にあった科目が、当月はゼロ円だ」、「家賃は前月と同額のはずなのに増えている…」、「見知らぬ科目が増えている」という変化に気づければ、「比較」した甲斐があったというものです。

月別推移で突出した数字を追跡する

ミスはミスでも、1円のミスと100万円のミスでは後から受けるダメージも違ってきます。

理想は1円単位でもミスしないことですが、まずは大きなミスがないことを目指しましょう。

費用対効果の観点からも、いちばん大きい金額から順に、数字の中身を調べていくのがおすすめです。

売上高なら売掛金、仕入高なら買掛金、外注費なら未払金といったところかと。
複式簿記ですから、対応するBS科目も併せて見ておきましょう。

通帳などの入金記録と整合して売掛金の残高が減っているかも、追跡してみましょう。
よくあるミスに二重計上（ダブり）というものがありますが、貸借を逆に処理してしまうと、減るはずの残高が増え、二重計上のように見えてしまいます。

売掛金（資産）は左側（借方）、買掛金・未払金（負債）は右側（貸方）が定位置のポジションですから、減らすときは、左右逆に処理します。
これが間違っていないかもセットで見てみましょう。

クラウド会計だと、銀行連携のデータと手入力の二重登録が、典型的な二重計上（ダブり）の原因です。

固定資産や修繕もあるような業種なら、その金額も大きくなりがちです。

・10万円未満：その年の費用(消耗品費など)
・10万円以上20万円未満：一括償却資産（3年で均等に費用にする)または通常の減価償却
・20万円以上40万円未満：その年の費用にできる（年間の合計金額に上限はありますが）
・上記以外：通常の減価償却

などもチェックしておきたいポイントです。

金額が大きくなりがちなものでミスがあると、そのインパクトも大きくなり余計に税金を払うことにもなりかねませんから。

比例して増減するもの、しないものを見る

ミスをチェックする際は、「木を見て森を見ず」とならないことが大事です。
その意味で、大きい金額を見ることに加えて、比例する関係性を見ることもおすすめです。

たとえば、売上原価のある業種なら、売上が増えれば、売上原価も増える、サービス業なら、売上が増えれば、外注費も増える、のような比例する関係を前提にチェックすることです。

売上が増えているのに、売上原価が増えていないとなると、比例関係の前提が崩れていますから、ミスの可能性があります。

売上原価にすべきものが違う科目で処理されているのかもしれません。
もちろん、理由があればミスではないこともあります。

ほかにも、借入金と支払利息も比例関係の前提は使えます。
借入れは減っているのに、支払利息は増えているとなれば、支払利息にミスがあるのかもしれません。

ただ、金利が上がって減った借入以上に利息が増える可能性はあります。
比例関係を見て、理由を調べるようなイメージです。

新しく事務所を借りた、新しく車を買った、などのように、これまでとは違うお金の使い方に焦点をあてて見るのもおすすめです。
はじめてやることには、失敗がつきものというのは、経理にも当てはまりますから。

ミスを探すというよりも、
・数字を並べて
・大きいところから見て
・比例関係の前提がある科目同士を見る

の3つで、ミスに気づきやすくなります。
ご自身の肌感覚と数字が合っているかも、あわせて確認していきましょう。

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■編集後記
昨日はオフ
習慣をこなして、ブログを書いて、息子と遊んで…などなど
昨日20センチほど積もった雪も、ほぼなくなりました

■昨日の1日1新
・とある再契約手続

■息子（12歳）
昨日は家でのんびりと
昨日降った雪も、すっかりとけてしまったので
見に行っておいてよかったです
（きのうの給食 ：お休み）

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