経理といえば「レシート入力」のイメージを軽くするには

2026年8月19日

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※朝の経理（習慣）はMacで – by iPhone15

フリーランス（ひとり社長含む）が、経理を自力でやろうというとき、「レシート入力（＝めんどくさい）」をイメージしがちです。

クラウド会計やAIで楽になる部分もあるかもしれませんが、時間と脳内キャパを使うのは、変わらずめんどくさいことです。

レシートという紙は、減らし、無くしていくことも目指しましょう。

レシート（紙）は減らす

「経理」というと、

「レシートを見て入力」→「めんどくさい」→「経理は後ろ向きな仕事」

のようにイメージされる方もいらっしゃるかと。

レシートを見て会計ソフトやExcelに入力する、自力でやるとなると、たしかにめんどうですし、わたしもやりたくありません。

ただ、それは狭義の経理を意味してのこと。

本来の経理とは、経営管理というだけあって、もっと広い仕事です。

それだけに、たとえ経理の一部分でも、「めんどくさい」があるなら、減らしていきたいものです。

というように考えだすと、つい物事を大きく考えてしまうものですが、ここが注意点です。
広い仕事の経理だからこそ、たとえ小さくても、できそうな部分からはじめてみましょう。

その最たるものがレシートです。

レシートをもらうような経費の使い方はやめましょう。

ネットで買えば、レシートという紙を受け取らずにすみます。
代わりに発行されるインボイス（請求書や領収書など）をダウンロードしてデータを保管しておけばいいわけです。

それだけで「紙」を相手に時間と脳内キャパを消費せずにすみます。

個人アカウントのAmazonでもいいのですが、Amazon Businessのアカウントなら、インボイスを10年間保存してくれます。わたしも利用しています。

7年間保存するのがフリーランスと会社で共通のルールですが、会社の場合は、それとは別で10年のようなルールもあります。

freeeやマネーフォワードのようなクラウド会計で有料プランに入っていれば、まず大丈夫でしょうが、ここにアップロードしていることが前提になる話ですから、注意しておきましょう。

また、よく使う経費は、決済手段を統一しておくのもおすすめです。

たとえば、交通費はモバイルSuicaで決済（交通費以外の決済には使わない）としておくと、日付と金額はデータ化できます。

やむを得ず現金払いの経費を使った場合

経費を現金で払うことは、例外と決めてしまいましょう。

原則はクレジットカード払いや交通系ICカード、スマホのQRコード決済と決めておくのもおすすめです。

いずれにしても、日付・金額・買ったものの内容がデータ化できる決済手段を原則にして使いましょう。
それだけでも負担は軽くなるはずです。

そうして取引を入力する際の仕訳では、「事業主借」（法人なら「役員借入金」）をうまく使っておきたいところです。

家族やプライベートで使うことを前提にしたクレジットカードで決済した経費は、Excelに入力しておくと、ドラッグ＆ドロップやコピペできるので、貸方科目の誤りも減らせます。

注意したいのは、買い物をするお店が、現金決済にしか対応していない場合です。

事業用でコインや紙幣を扱う管理の手間をかけたくないことを考えると、こうした経費の買い物も、同じように処理しておくのがおすすめです。

とはいえ、事業用として使っているクレジットカードで払った経費は、クラウド会計に連携しているはずですから、貸方科目は、未払金（クレジットカードの名前）で自動仕訳ルールを設定しておくことで基本的には問題ありません。